ક્વોટેશન એટલે શું? અર્થ, ફોર્મેટ, ઉદાહરણ + Free PDF

Quotation etle shu? સરળ શબ્દોમાં, ક્વોટેશન (ઘણા લોકો તેને kotation કે quotation bill પણ કહે છે) એ ભાવ-પત્રક છે જે તમે સોદો પાકો થાય તે પહેલાં ગ્રાહકને મોકલો છો. નીચે તેનો અર્થ, ફોર્મેટ, ઉદાહરણ અને તેને બનાવવાની રીત છે.

હમણાં એક ક્વોટેશન બનાવવું છે? ફ્રી ક્વોટેશન મેકર માં GST સાથે ક્વોટેશન ભરો અને સાઇન-અપ વગર PDF ડાઉનલોડ કરો.

Quotation (ક્વોટેશન) એટલે શું?

ક્વોટેશન (Quotation), જેને એસ્ટિમેટ (Estimate) પણ કહેવાય છે, એ દસ્તાવેજ છે જે વેચનાર કોઈ સંભવિત ગ્રાહકને મોકલે છે. તેમાં જણાવાય છે કે માંગેલો માલ કે સેવા કેટલામાં મળશે, તેના પર કેટલો ટૅક્સ લાગશે, અને કઈ શરતો પર.

ક્વોટેશન સોદો પાકો થાય તે પહેલાં અપાય છે. તેનો અર્થ:

• એ વેચાણ નથી, એટલે તેના પર GST ની જવાબદારી બનતી નથી.
• એ તમારા ખાતામાં વેચાણ તરીકે નોંધાતું નથી.
• ગ્રાહક તેના પર ITC લઈ શકતો નથી.

ગ્રાહક “હા” કહે પછી જ આગળનો દસ્તાવેજ બને છે — સેલ્સ ઑર્ડર, ડિલિવરી ચલણ કે સીધું ટૅક્સ Invoice.

ક્વોટેશન એક નજરે

સવાલ	જવાબ
ગુજરાતીમાં શું કહેવાય	ભાવ-પત્રક, દર-પત્રક કે એસ્ટિમેટ
કોણ બનાવે છે	વેચનાર (વેપારી, સપ્લાયર, કોન્ટ્રાક્ટર)
કોને મોકલે છે	ખરીદનારને, સોદો પાકો થાય તે પહેલાં
શું લખેલું હોય છે	માલ કે સેવા, જથ્થો, રેટ, GST, શરતો અને માન્યતાની તારીખ
શું આ બિલ છે	ના — તેના પર GST ભરાતો નથી, ખાતામાં વેચાણ નોંધાતું નથી
આગળ શું બને છે	ગ્રાહક સ્વીકારે તો સેલ્સ ઑર્ડર, ચલણ કે ટૅક્સ Invoice

Quotation ના પ્રકાર (Rate Quotation પણ)

રોજના વેપારમાં “ક્વોટેશન” શબ્દ ઘણા પ્રકારના દસ્તાવેજો માટે બોલાય છે:

પ્રકાર	અર્થ	ક્યારે કામ આવે
Sales quotation	નક્કી જથ્થો, રેટ, GST અને કુલ રકમવાળી ઑફર	એક ખાસ ઑર્ડર માટે, જેમ કે 50 ખુરશી
Rate quotation (રેટ ક્વોટેશન)	ફક્ત દરેક આઇટમનો રેટ — પ્રતિ નંગ, પ્રતિ કિલો કે પ્રતિ મીટર — જથ્થા અને કુલ રકમ વગર	નિયમિત ગ્રાહક કે કોન્ટ્રાક્ટર માટે, જે મહિનાઓ સુધી એ જ રેટ પર માલ લેશે
Vendor / purchase quotation	એ ક્વોટેશન જે તમારો સપ્લાયર તમને મોકલે છે	ખરીદી પહેલાં બે-ત્રણ સપ્લાયરના રેટ સરખાવવા માટે
Tender quotation	સરકારી કે મોટી કંપનીના ટેન્ડરમાં બંધ કવરમાં કે પોર્ટલ પર ભરેલો રેટ	જ્યાં સૌથી ઓછા કે સૌથી સારા રેટ પર કામ મળે છે
Estimate	મોટો અંદાજ, જે કામ પૂરું થાય ત્યારે થોડો બદલાઈ શકે	રિપેર, કન્સ્ટ્રક્શન કે કસ્ટમ કામ

Rate quotation નો અર્થ સમજવા માટે એક ઉદાહરણ: એક હાર્ડવેરની દુકાન કોઈ કોન્ટ્રાક્ટરને લખીને આપે છે — “MS મિજાગરું ₹18 પ્રતિ નંગ, ટાવર બોલ્ટ ₹32 પ્રતિ નંગ, GST 18% અલગ, રેટ 31 માર્ચ સુધી માન્ય”. તેમાં કોઈ જથ્થો કે કુલ રકમ નથી; કોન્ટ્રાક્ટર જેટલો માલ લેશે, તેના પર આ જ રેટ લાગશે. સામાન્ય ક્વોટેશનમાં જથ્થો અને કુલ રકમ પણ હોય છે.

હમણાં ક્વોટેશન મોકલવું છે? ફ્રી ક્વોટેશન જનરેટર માં રેટ, GST અને શરતો ભરો અને PDF બનાવી લો, સાઇન-અપ વગર.

ક્વોટેશન શા માટે મોકલાય છે?

જ્યારે કોઈ ગ્રાહક મોટી ખરીદી કરે છે, ત્યારે તે સામાન્ય રીતે બે-ત્રણ વેચનાર પાસેથી રેટ મંગાવે છે. તમારું ક્વોટેશન જ તમારી પહેલી છાપ છે. એક સ્પષ્ટ ક્વોટેશનથી:

• ગ્રાહકને કુલ ખર્ચ (ટૅક્સ અને ભાડું મળીને) પહેલેથી ખબર પડે છે.
• પછી “તમે તો આ રેટ કહ્યો જ ન હતો” વાળી ચર્ચા થતી નથી.
• તમારી પાસે રેકોર્ડ રહે છે કે કયા ગ્રાહકને ક્યારે, કયા રેટ પર ઑફર આપી હતી.

એક સારા Quotation માં શું હોવું જોઈએ?

ભાગ	શું લખવું
તમારી વિગત	નામ, સરનામું, GSTIN, ફોન
ગ્રાહકની વિગત	નામ, સરનામું, GSTIN (જો રજિસ્ટર્ડ હોય)
ક્વોટેશન નંબર અને તારીખ	જેમ કે QT-0045, જેથી પછી તેનો જ હવાલો આપી શકાય
માન્યતા	તારીખમાં, જેમ કે ક્વોટેશનની તારીખથી 15 દિવસ પછી: “Valid until” ની આગળ એ તારીખ
આઇટમની યાદી	નામ, HSN, જથ્થો, યુનિટ, રેટ
ડિસ્કાઉન્ટ	લાઇન પર કે આખા ક્વોટેશન પર
GST	દર અને રકમ અલગથી — CGST + SGST કે IGST
વધારાનો ખર્ચ	ભાડું, પેકિંગ, ઇન્સ્ટોલેશન
શરતો	ડિલિવરીનો સમય, એડવાન્સ કેટલું, પેમેન્ટ કેટલા દિવસમાં

ફોર્મેટ વિગતે સમજવું હોય તો ક્વોટેશન ફોર્મેટ કેવી રીતે લખવું વાંચો.

Quotation નું ઉદાહરણ: 50 ખુરશી અને 5 ટેબલનું ક્વોટેશન

એક ફર્નિચર વેપારી (ગુજરાત) પાસે અમદાવાદની એક સ્કૂલે 50 ખુરશી અને 5 ટેબલનો રેટ માંગ્યો. ધારો કે બંને પર 18% GST છે.

આઇટમ	જથ્થો	રેટ	રકમ
ખુરશી	50	₹600	₹30,000
ટેબલ	5	₹2,400	₹12,000
કુલ			₹42,000

• ડિસ્કાઉન્ટ 3%: ₹1,260
• ટૅક્સેબલ વેલ્યૂ: ₹40,740
• CGST 9%: ₹3,666.60
• SGST 9%: ₹3,666.60
• કુલ: ₹48,073.20, રાઉન્ડ-ઑફ −₹0.20
• ક્વોટેશનની કુલ રકમ: ₹48,073
• શરતો: માન્યતા 15 દિવસ, ડિલિવરી ઑર્ડરના 7 દિવસમાં, 30% એડવાન્સ

જો વેપારીએ ફક્ત “ખુરશી ₹600 + GST” લખ્યું હોત, તો સ્કૂલે બજેટ ₹42,000 ની આસપાસ બનાવ્યું હોત અને ₹48,073 નું બિલ જોઈને સવાલ ઊભા થાત. સ્પષ્ટ ક્વોટેશન આ ચર્ચા પહેલેથી જ પૂરી કરી દે છે.

Quotation, Proforma, Sales Order અને Invoice — ફરક એક નજરે

દસ્તાવેજ	ક્યારે	હેતુ	GST જવાબદારી
Quotation	સોદા પહેલાં	રેટની ઑફર	ના
Proforma Invoice	સોદો લગભગ નક્કી	એડવાન્સ કે મંજૂરી માંગવી	ના
Sales Order	ઑર્ડર મળે ત્યારે	ઑર્ડરની પુષ્ટિ	ના
Tax Invoice	માલ મોકલતી વખતે / સેવા પછી	પેમેન્ટની માંગ, ટૅક્સ રેકોર્ડ	હા

પ્રોફોર્મા વિશે વિગતે Proforma Invoice એટલે શું માં વાંચો.

ક્વોટેશન મોકલતી વખતે થતી સામાન્ય ભૂલો

1. માન્યતા ન લખવી. ત્રણ મહિના પછી ગ્રાહક જૂના રેટ પર માલ માંગશે, જ્યારે કાચા માલનો ભાવ વધી ગયો હશે.
2. “રેટ + GST” લખીને છોડી દેવું. ટૅક્સની રકમ અલગથી ન બતાવવાથી ગ્રાહકને કુલ ખર્ચ સમજાતો નથી.
3. ભાડું અને પેકિંગ ભૂલી જવું. પછી ઉમેરવાથી ગ્રાહકને લાગે છે કે રેટ બદલી નાખ્યો.
4. જૂનું ક્વોટેશન બદલી નાખવું. ગ્રાહક ભાવતાલ કરે તો નવું સંસ્કરણ બનાવો. નહીં તો એ સ્પષ્ટ રહેતું નથી કે મંજૂરી કયા રેટ પર થઈ હતી.
5. ક્વોટેશન પર “Tax Invoice” લખી દેવું. તેનાથી ગ્રાહક તેને બિલ સમજી શકે છે. શીર્ષકમાં સ્પષ્ટ “Quotation” કે “Estimate” લખો.
6. મંજૂરી પછી બધું ફરીથી ટાઇપ કરવું. Invoice બનાવતી વખતે રેટ કે જથ્થામાં ટાઇપિંગની ભૂલ અહીં જ થાય છે.

ક્વોટેશન બિલ કેવી રીતે બનાવવું: 6 સરળ સ્ટેપ

કોઈ પણ રીતે બનાવો — કાગળ, Excel કે સૉફ્ટવેર — ક્રમ આ જ રહે છે:

1. ઉપર તમારું નામ, સરનામું, GSTIN અને ફોન લખો, અને વચ્ચે સ્પષ્ટ શબ્દોમાં “Quotation” કે “Estimate”.
2. ક્વોટેશન નંબર અને તારીખ નાખો (જેમ કે QT-0045), અને માન્યતાની તારીખ — “Valid until 15 નવેમ્બર”.
3. ગ્રાહકનું નામ, સરનામું અને GSTIN (જો રજિસ્ટર્ડ હોય) લખો.
4. આઇટમનું ટેબલ બનાવો: નામ, HSN, જથ્થો, યુનિટ, રેટ, ડિસ્કાઉન્ટ.
5. GST અલગથી બતાવો — રાજ્યની અંદર CGST + SGST, બહાર IGST — પછી ભાડું કે પેકિંગ, અને કુલ રકમ.
6. શરતો લખો (એડવાન્સ, ડિલિવરીનો સમય, પેમેન્ટના દિવસ) અને સહી કરીને PDF કે પ્રિન્ટ મોકલો.

VyapRise માં ક્વોટેશન કેવી રીતે બનાવવું

1. Estimate/ Quotation મેનુ ખોલો અને નવું ક્વોટેશન બનાવો.
2. ગ્રાહક પસંદ કરો અને આઇટમ ઉમેરો. HSN અને GST % આઇટમમાંથી આપમેળે આવે છે, અને પ્લેસ ઑફ સપ્લાયથી CGST + SGST કે IGST નક્કી થાય છે.
3. Valid until ની તારીખ જુઓ — એ આપમેળે 15 દિવસ આગળની ભરાય છે, જરૂર હોય તો બદલો. શરતો નીચે લખો.
4. સેવ કરીને પ્રિન્ટ કરો કે PDF બનાવો. ફોન પર શેર બટનથી PDF WhatsApp પર મોકલી શકાય છે. ક્વોટેશન પર UPI QR ડિફૉલ્ટ રીતે છપાય છે, જેથી ગ્રાહક એડવાન્સ તરત મોકલી શકે.
5. ગ્રાહક માની જાય તો ક્વોટેશનની લિસ્ટમાં એ ક્વોટેશન પર Convert to Invoice, Convert to Sale Order કે Convert to Delivery Challan પસંદ કરો. આઇટમ, રેટ અને ડિસ્કાઉન્ટ આપમેળે આગળ જાય છે.

ક્વોટેશન VyapRise ના Pro પ્લાન (વાર્ષિક) માં છે, અને ફ્રી ટ્રાયલમાં પણ ખુલ્લું રહે છે; Pro માં ક્વોટેશન કે Invoice બનાવવાની કોઈ મર્યાદા નથી. VyapRise માંથી ક્વોટેશન ઇમેઇલ થતું નથી, અને માન્યતા પૂરી થાય ત્યારે ગ્રાહકને આપમેળે કોઈ રિમાઇન્ડર જતું નથી.

ફ્રી ક્વોટેશન મેકરથી હમણાં PDF બનાવો

એક ક્વોટેશન હમણાં મોકલવું હોય તો ફ્રી ક્વોટેશન જનરેટર થી સાઇન-અપ વગર PDF બનાવો. ક્વોટેશનથી ઑર્ડર, ચલણ અને બિલ સુધીની આખી કડી એક જગ્યાએ ચલાવવી હોય તો સેલ્સ અને પરચેઝ ઑર્ડર સૉફ્ટવેર જુઓ, અને મંજૂર ક્વોટેશનમાંથી સાચા GST વાળું બિલ બનાવવા માટે GST બિલિંગ સૉફ્ટવેર.