Quotation Kya Hota Hai? कोटेशन का मतलब, Format और Example

Quotation kya hota hai? आसान शब्दों में, कोटेशन (कई लोग इसे kotesan या quotation bill भी कहते हैं) वह भाव-पत्र है जो आप सौदा पक्का होने से पहले ग्राहक को भेजते हैं। नीचे इसका मतलब, फॉर्मेट, उदाहरण और इसे बनाने का तरीका है।

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Quotation (कोटेशन) क्या है?

कोटेशन (Quotation), जिसे एस्टीमेट (Estimate) भी कहा जाता है, वह दस्तावेज़ है जो विक्रेता किसी संभावित ग्राहक को भेजता है। इसमें बताया जाता है कि माँगा गया माल या सेवा कितने में मिलेगा, उस पर कितना टैक्स लगेगा, और किन शर्तों पर।

कोटेशन सौदा पक्का होने से पहले दिया जाता है। इसका मतलब:

• यह बिक्री नहीं है, इसलिए इस पर GST की देनदारी नहीं बनती।
• यह आपके खाते में बिक्री के रूप में दर्ज नहीं होता।
• ग्राहक इस पर ITC नहीं ले सकता।

ग्राहक के “हाँ” कहने के बाद ही अगला दस्तावेज़ बनता है — सेल्स ऑर्डर, डिलीवरी चालान या सीधे टैक्स इनवॉइस।

कोटेशन एक नज़र में

सवाल	जवाब
हिंदी में क्या कहते हैं	भाव-पत्र, दर-सूची या एस्टीमेट
कौन बनाता है	बेचने वाला (विक्रेता, सप्लायर, ठेकेदार)
किसे भेजता है	ख़रीदने वाले को, सौदा पक्का होने से पहले
क्या लिखा होता है	माल या सेवा, मात्रा, रेट, GST, शर्तें और वैधता की तारीख
क्या यह बिल है	नहीं — इस पर GST नहीं भरा जाता, खाते में बिक्री दर्ज नहीं होती
आगे क्या बनता है	ग्राहक माने तो सेल्स ऑर्डर, चालान या टैक्स इनवॉइस

Quotation के प्रकार (Rate Quotation भी)

रोज़ के कारोबार में “कोटेशन” शब्द कई तरह के दस्तावेज़ों के लिए बोला जाता है:

प्रकार	मतलब	कब काम आता है
Sales quotation	तय मात्रा, रेट, GST और कुल रकम वाला ऑफ़र	एक ख़ास ऑर्डर के लिए, जैसे 50 कुर्सी
Rate quotation (रेट कोटेशन)	सिर्फ़ हर आइटम का रेट — प्रति पीस, प्रति किलो या प्रति मीटर — मात्रा और कुल रकम के बिना	नियमित ग्राहक या कॉन्ट्रैक्टर के लिए, जो महीनों तक उसी रेट पर माल लेगा
Vendor / purchase quotation	वह कोटेशन जो आपका सप्लायर आपको भेजता है	ख़रीद से पहले दो-तीन सप्लायरों के रेट मिलाने के लिए
Tender quotation	सरकारी या बड़ी कंपनी के टेंडर में बंद लिफ़ाफ़े या पोर्टल पर भरा गया रेट	जहाँ सबसे कम या सबसे अच्छे रेट पर काम मिलता है
Estimate	मोटा अनुमान, जो काम पूरा होने पर थोड़ा बदल सकता है	रिपेयर, कंस्ट्रक्शन या कस्टम काम

Rate quotation का मतलब समझने के लिए एक उदाहरण: एक हार्डवेयर दुकान किसी ठेकेदार को लिखकर देती है — “MS हिंज ₹18 प्रति पीस, टावर बोल्ट ₹32 प्रति पीस, GST 18% अलग, रेट 31 मार्च तक मान्य”। इसमें कोई मात्रा या कुल रकम नहीं है; ठेकेदार जितना माल लेगा, उस पर यही रेट लगेंगे। आम कोटेशन में मात्रा और कुल रकम भी होती है।

कोटेशन क्यों भेजा जाता है?

जब कोई ग्राहक बड़ी ख़रीदारी करता है, तो वह आम तौर पर दो-तीन विक्रेताओं से रेट माँगता है। आपका कोटेशन ही आपकी पहली छाप है। एक साफ़ कोटेशन से:

• ग्राहक को कुल ख़र्च (टैक्स और भाड़ा मिलाकर) पहले से पता चलता है।
• बाद में “आपने तो यह रेट नहीं बताया था” वाली बहस नहीं होती।
• आपके पास रिकॉर्ड रहता है कि किस ग्राहक को कब, किस रेट पर ऑफ़र दिया था।

एक अच्छे Quotation में क्या होना चाहिए?

हिस्सा	क्या लिखें
आपकी जानकारी	नाम, पता, GSTIN, फ़ोन
ग्राहक की जानकारी	नाम, पता, GSTIN (अगर रजिस्टर्ड है)
कोटेशन नंबर और तारीख	जैसे QT-0045, ताकि बाद में उसी का हवाला दिया जा सके
वैधता	तारीख में, जैसे कोटेशन की तारीख से 15 दिन बाद: “Valid until” के आगे वह तारीख
आइटम की सूची	नाम, HSN, मात्रा, यूनिट, रेट
डिस्काउंट	लाइन पर या पूरे कोटेशन पर
GST	दर और रकम अलग से — CGST + SGST या IGST
अतिरिक्त ख़र्च	भाड़ा, पैकिंग, इंस्टॉलेशन
शर्तें	डिलीवरी का समय, एडवांस कितना, पेमेंट कितने दिन में

फ़ॉर्मेट को विस्तार से समझना हो तो कोटेशन फ़ॉर्मेट कैसे लिखें पढ़ें।

Quotation का उदाहरण: 50 कुर्सी और 5 टेबल का कोटेशन

एक फ़र्नीचर विक्रेता (गुजरात) को अहमदाबाद के एक स्कूल से 50 कुर्सी और 5 टेबल का रेट माँगा गया। मान लीजिए दोनों पर 18% GST है।

आइटम	मात्रा	रेट	रकम
कुर्सी	50	₹600	₹30,000
टेबल	5	₹2,400	₹12,000
कुल			₹42,000

• डिस्काउंट 3%: ₹1,260
• टैक्सेबल वैल्यू: ₹40,740
• CGST 9%: ₹3,666.60
• SGST 9%: ₹3,666.60
• कुल: ₹48,073.20, राउंड-ऑफ़ −₹0.20
• कोटेशन की कुल रकम: ₹48,073
• शर्तें: वैधता 15 दिन, डिलीवरी ऑर्डर के 7 दिन में, 30% एडवांस

अगर विक्रेता ने सिर्फ़ “कुर्सी ₹600 + GST” लिखा होता, तो स्कूल ने बजट ₹42,000 के आसपास बनाया होता और ₹48,073 का बिल देखकर सवाल उठते। साफ़ कोटेशन यही बहस पहले ही ख़त्म कर देता है।

Quotation, Proforma, Sales Order और Invoice — फ़र्क एक नज़र में

दस्तावेज़	कब	मक़सद	GST देनदारी
Quotation	सौदे से पहले	रेट का ऑफ़र	नहीं
Proforma Invoice	सौदा लगभग तय	एडवांस या मंज़ूरी माँगना	नहीं
Sales Order	ऑर्डर मिलने पर	ऑर्डर की पुष्टि	नहीं
Tax Invoice	माल भेजते समय / सेवा के बाद	पेमेंट की माँग, टैक्स रिकॉर्ड	हाँ

प्रोफार्मा के बारे में विस्तार से Proforma Invoice क्या है में पढ़ें।

कोटेशन भेजते समय होने वाली आम गलतियाँ

1. वैधता न लिखना। तीन महीने बाद ग्राहक पुराने रेट पर माल माँगेगा, जबकि कच्चे माल का दाम बढ़ चुका होगा।
2. “रेट + GST” लिखकर छोड़ देना। टैक्स की रकम अलग से न दिखाने पर ग्राहक को कुल ख़र्च समझ नहीं आता।
3. भाड़ा और पैकिंग भूल जाना। बाद में जोड़ने पर ग्राहक को लगता है कि रेट बदल दिया गया।
4. पुराना कोटेशन बदल देना। ग्राहक मोलभाव करे तो नया संस्करण बनाइए। वरना यह साफ़ नहीं रहता कि मंज़ूरी किस रेट पर हुई थी।
5. कोटेशन पर “Tax Invoice” लिख देना। इससे ग्राहक उसे बिल समझ सकता है। शीर्षक में साफ़ “Quotation” या “Estimate” लिखें।
6. मंज़ूरी के बाद सब दोबारा टाइप करना। इनवॉइस बनाते समय रेट या मात्रा में टाइपिंग की गलती यहीं होती है।

कोटेशन बिल कैसे बनाएं: 6 आसान स्टेप

किसी भी तरीके से बनाएँ — काग़ज़, Excel या सॉफ़्टवेयर — क्रम यही रहता है:

1. ऊपर अपना नाम, पता, GSTIN और फ़ोन लिखें, और बीच में साफ़ शब्दों में “Quotation” या “Estimate”।
2. कोटेशन नंबर और तारीख डालें (जैसे QT-0045), और वैधता की तारीख — “Valid until 15 नवंबर”।
3. ग्राहक का नाम, पता और GSTIN (अगर रजिस्टर्ड है) लिखें।
4. आइटम की टेबल बनाएँ: नाम, HSN, मात्रा, यूनिट, रेट, डिस्काउंट।
5. GST अलग से दिखाएँ — राज्य के अंदर CGST + SGST, बाहर IGST — फिर भाड़ा या पैकिंग, और कुल रकम।
6. शर्तें लिखें (एडवांस, डिलीवरी का समय, पेमेंट के दिन) और साइन करके PDF या प्रिंट भेजें।

VyapRise में कोटेशन कैसे बनाएँ

1. Estimate/ Quotation मेन्यू खोलें और नया कोटेशन बनाएँ।
2. ग्राहक चुनें और आइटम जोड़ें। HSN और GST % आइटम से अपने-आप आते हैं, और प्लेस ऑफ सप्लाई से CGST + SGST या IGST तय होता है।
3. Valid until की तारीख देखें — यह अपने-आप 15 दिन आगे भरती है, ज़रूरत हो तो बदलें। शर्तें नीचे लिखें।
4. सेव करके प्रिंट करें या PDF बनाएँ। फ़ोन पर शेयर बटन से PDF WhatsApp पर भेजा जा सकता है। कोटेशन पर UPI QR डिफ़ॉल्ट रूप से छपता है, ताकि ग्राहक एडवांस तुरंत भेज सके।
5. ग्राहक मान जाए तो कोटेशन की लिस्ट में उस कोटेशन पर Convert to Invoice, Convert to Sale Order या Convert to Delivery Challan चुनें। आइटम, रेट और डिस्काउंट अपने-आप आगे चले जाते हैं।

कोटेशन VyapRise के Pro प्लान (सालाना) में है, और फ्री ट्रायल में भी खुला रहता है; Pro में कोटेशन या इनवॉइस बनाने की कोई सीमा नहीं। VyapRise से कोटेशन ईमेल नहीं होता, और वैधता ख़त्म होने पर ग्राहक को अपने-आप कोई रिमाइंडर नहीं जाता।

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