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ऑर्डर

छोटे बिज़नेस के लिए सेल ऑर्डर और परचेज़ ऑर्डर सॉफ़्टवेयर

हर ऑर्डर को आपके दिए पहले भाव से लेकर वसूले गए आख़िरी रुपये तक, और हर ख़रीद को स्टोरकीपर की माँग से लेकर सप्लायर के पेमेंट तक देखें।

फ्री अकाउंट बनाएँकीमत देखें
  • कोटेशन, प्रोफ़ॉर्मा, सेल ऑर्डर, चालान और इनवॉइस, हर एक अगले में बदलता है
  • परचेज़ रिक्विज़िशन, परचेज़ ऑर्डर, QC के साथ GRN, परचेज़ बिल और रिटर्न
  • आंशिक डिलीवरी और आंशिक बिलिंग लाइन-दर-लाइन ट्रैक
  • पेमेंट माइलस्टोन, एक इनवॉइस पर कई चालान, और कम स्टॉक से सीधे PO
डेमो डेटा के साथ VyapRise में एक सेल्स डॉक्यूमेंट: ग्राहक की डिटेल, मात्रा, रेट और GST वाली आइटम लाइनें, और डॉक्यूमेंट का टोटल।

सेल्स और परचेज़ ऑर्डर सॉफ़्टवेयर क्या है?

VyapRise हर डॉक्यूमेंट को अगले में बदलता है, हर ऑर्डर लाइन पर कितना डिलीवर और कितना बिल हुआ यह ट्रैक करता है, बड़े काम का पेमेंट माइलस्टोन में बाँटता है, और आने वाले माल को क्वालिटी स्टेटस के साथ चेक करता है।

पूरा ऑर्डर चक्र Pro का हिस्सा है, और हर नई कंपनी को यह 7 दिन के ट्रायल में फ्री मिलता है; Free पर सेल्स इनवॉइस और इनवॉइस पर दर्ज पेमेंट रहते हैं, जबकि परचेज़ बिल और पेमेंट वाउचर भी Pro में हैं।

ऑर्डर मैनेजमेंट सॉफ़्टवेयर में क्या-क्या है

इस पेज के ऑर्डर डॉक्यूमेंट Pro का हिस्सा हैं, ₹1,499 प्रति वर्ष, और 7 दिन के फ्री ट्रायल में हर नई कंपनी के लिए खुले हैं। परचेज़ बिल, पेमेंट, क्रेडिट नोट और डेबिट नोट भी Pro में हैं; Free पर सेल्स इनवॉइस चलते हैं।

  • कोटेशन और प्रोफ़ॉर्मा इनवॉइस

    अपने लोगो और UPI QR के साथ कोटेशन भेजें, फिर उसे इनवॉइस, सेल ऑर्डर या चालान में बदलें। एडवांस पेमेंट के लिए प्रोफ़ॉर्मा इनवॉइस अपनी अलग PI सीरीज़ में चलते हैं। पेमेंट शेड्यूल क़ीमत को माइलस्टोन में बाँटता है, जैसे 30% एडवांस, 40% डिलीवरी पर और 30% काम पूरा होने पर।

  • आंशिक डिलीवरी वाले सेल ऑर्डर

    सेल ऑर्डर दर्ज करता है कि ग्राहक ने क्या माँगा और हर लाइन पर डिलीवर और इनवॉइस हुई मात्रा ट्रैक करता है, ताकि आप उसे हिस्सों में डिलीवर और बिल कर सकें। पेमेंट शेड्यूल का हर माइलस्टोन अपना इनवॉइस बनाता है, और इनवॉइस और रसीद पर ग्राहक की साइट या प्रोजेक्ट लिखा जा सकता है।

  • डिलीवरी चालान

    माल चालान पर भेजें और बाद में उसे इनवॉइस में बदलें, या कई चालान एक ही इनवॉइस पर लें। बिना बिल के वापस आया माल रिटर्न चालान पर आता है। बिना बिल वाले चालान की रिपोर्ट दिखाती है कि कौन-सा माल बिना बिल के गया है।

  • रिक्विज़िशन और परचेज़ ऑर्डर

    स्टाफ़ परचेज़ रिक्विज़िशन बनाता है, मैनेजर उसे अप्रूव करके परचेज़ ऑर्डर में बदलता है। या कम स्टॉक की लिस्ट से परचेज़ ऑर्डर बनाएँ: आइटम उनके पिछले सप्लायर के हिसाब से ग्रुप होते हैं और PO भर जाता है। PO अप्रूव करें, प्रिंट करें या सप्लायर को WhatsApp पर शेयर करें।

  • QC के साथ गुड्स रिसीट

    जो माल आया उसे GRN पर गोदाम, बैच नंबर और pending, passed या failed QC स्टेटस के साथ दर्ज करें। सिर्फ़ स्वीकार की गई मात्रा स्टॉक में जाती है।

  • रिटर्न और नोट

    सेल रिटर्न से क्रेडिट नोट बनता है और माल आपके चुने गोदाम में वापस आ सकता है। परचेज़ रिटर्न स्टॉक निकालता है और सप्लायर के लिए डेबिट नोट बनाता है।

सेल ऑर्डर कोटेशन से पेमेंट तक कैसे चलता है

एक इलेक्ट्रिकल सामान के डिस्ट्रीब्यूटर को लें। एक कॉन्ट्रैक्टर 500 LED बल्ब का भाव पूछता है। डिस्ट्रीब्यूटर फ़ोन या काउंटर के कंप्यूटर से ₹85 प्रति बल्ब और GST पर, UPI QR वाले PDF के रूप में कोटेशन भेजता है। कॉन्ट्रैक्टर मान जाता है, तो कोटेशन एक क्लिक में सेल ऑर्डर में बदल जाता है; कुछ भी दोबारा टाइप नहीं होता।

गोदाम में सिर्फ़ 300 बल्ब तैयार हैं। सेल ऑर्डर से बना एक डिलीवरी चालान उन 300 के साथ जाता है। अब ऑर्डर लाइन पर 500 ऑर्डर, 300 डिलीवर, 0 इनवॉइस लिखा है। एक हफ़्ते बाद बाक़ी 200 दूसरे चालान पर जाते हैं। महीने के अंत में डिस्ट्रीब्यूटर दोनों चालान 500 बल्ब के एक GST इनवॉइस पर लेता है, टैक्स से पहले ₹42,500, और स्टॉक इसी समय गोदाम से निकलता है (या हर चालान के साथ, अगर आप वह सेटिंग चालू करें जिससे चालान स्टॉक हिलाता है)। अब ऑर्डर पूरा डिलीवर और पूरा इनवॉइस दिखता है।

अगर कॉन्ट्रैक्टर माल जाने से पहले एडवांस देना चाहे, तो अपनी अलग PI सीरीज़ वाला प्रोफ़ॉर्मा इनवॉइस बिना बिक्री बुक किए यह काम कर देता है। बड़े काम के लिए कोटेशन या सेल ऑर्डर पर पेमेंट शेड्यूल क़ीमत को माइलस्टोन में बाँटता है, मान लें 30% एडवांस, 40% डिलीवरी पर और 30% काम पूरा होने पर, और हर माइलस्टोन अपना इनवॉइस बनाता है। अगर कॉन्ट्रैक्टर की कई साइट हैं, तो हर इनवॉइस और रसीद पर साइट लिखी जाती है, और VyapRise हर साइट का बिल हुआ, मिला और बाक़ी दिखाता है। अगर बिल के बाद 10 बल्ब टूटे हुए वापस आएँ, तो इनवॉइस के सामने सेल रिटर्न क्रेडिट नोट बनाता है और माल आपके चुने गोदाम में वापस डाल सकता है। पेमेंट हर इनवॉइस के सामने दर्ज होते हैं, और आउटस्टैंडिंग रिपोर्ट दिखाती है कि अभी क्या बाक़ी है। इन डॉक्यूमेंट के अंतर सेल ऑर्डर क्या है और डिलीवरी चालान क्या है में समझाए गए हैं।

परचेज़ ऑर्डर माँग से सप्लायर के पेमेंट तक कैसे चलता है

ख़रीद की तरफ़, स्टोरकीपर देखता है कि बल्ब कम हो रहे हैं और 1,000 पीस की परचेज़ रिक्विज़िशन बनाता है। मालिक उसे अप्रूव करके सप्लायर के लिए ₹60 प्रति बल्ब पर परचेज़ ऑर्डर में बदलता है। जब एक साथ कई आइटम कम हों, तो कम स्टॉक की लिस्ट यह एक बार में कर देती है: आइटम पिछले सप्लायर के हिसाब से ग्रुप होते हैं और हर सप्लायर का परचेज़ ऑर्डर भर जाता है। PO अप्रूव होने के बाद उसे प्रिंट या WhatsApp पर शेयर किया जा सकता है, और वह खातों में कुछ बुक नहीं करता, क्योंकि अभी न माल आया है न बिल बना है।

जब सप्लायर का इनवॉइस आता है, तो PO पर Create Bill उन्हीं लाइनों वाला परचेज़ बिल खोलता है, जिसमें सप्लायर का इनवॉइस नंबर, GST और कोई डिस्काउंट भरना बाक़ी है। बिल ख़रीद, इनपुट GST और देय रक़म बुक करता है, और PO completed हो जाता है। यही परचेज़ बिल रिवर्स चार्ज और इम्पोर्ट भी संभालता है: regular, reverse charge, import of goods (बिल ऑफ़ एंट्री, पोर्ट और कस्टम IGST के साथ) या import of services चुनें, और आंकड़े GSTR-3B में जाते हैं। परचेज़ बिल और GSTR-3B रिपोर्ट, दोनों Pro में हैं।

जो बिज़नेस आने वाला माल चेक करते हैं, उनके लिए GRN दर्ज करता है कि असल में क्या आया: गोदाम, बैच नंबर और QC स्टेटस। मान लें 1,000 बल्ब आते हैं और 20 चेक में फ़ेल होते हैं। GRN 980 स्वीकार करता है, और सिर्फ़ वही 980 स्टॉक में जाते हैं। रिजेक्ट हुए 20 बल्ब परचेज़ रिटर्न पर वापस जाते हैं, जो सप्लायर के लिए ₹1,200 और GST का डेबिट नोट बनाता है। डेबिट नोट सप्लायर लेजर में दिखता है, और जब आप पेमेंट करते हैं, तो पेमेंट वाउचर बिल के सामने एडजस्ट होता है। अगर आप GRN इस्तेमाल नहीं करते, तो परचेज़ बिल ख़ुद माल स्टॉक में डाल देता है।

प्रिंट करने लायक फ़ॉर्मेट और आम अप्रूवल स्टेप के लिए परचेज़ ऑर्डर फ़ॉर्मेट और प्रोसेस देखें। हर स्टेप के बाद स्टॉक का हाल इन्वेंटरी मैनेजमेंट में बताया गया है।

ऑर्डर के काम और VyapRise उन्हें कैसे संभालता है

कामVyapRise इसे कैसे संभालता हैप्लान
भाव देनालोगो, शर्तों और UPI QR के साथ कोटेशन; इनवॉइस, सेल ऑर्डर या चालान में बदलता हैPro
एडवांस लेनाअपनी अलग PI सीरीज़ में प्रोफ़ॉर्मा इनवॉइसPro
ग्राहक का ऑर्डर बुक करनाहर लाइन पर ऑर्डर, डिलीवर और इनवॉइस हुई मात्रा वाला सेल ऑर्डरPro
हिस्सों में डिलीवरीसेल ऑर्डर से बने चालान या इनवॉइस, जितने चाहिए उतनेPro
किस्तों में पेमेंट लेनाकोटेशन या सेल ऑर्डर पर पेमेंट शेड्यूल; हर माइलस्टोन अपना इनवॉइस बनाता हैPro
जो डिलीवर हुआ उसका बिलएक या कई चालान एक GST इनवॉइस में बदलते हैं; स्टॉक इनवॉइस पर हिलता है, जब तक चालान को स्टॉक हिलाने पर सेट न किया हो; रिटर्न चालान; बिना बिल वाले चालान की रिपोर्टचालान के लिए Pro; Free पर इनवॉइस महीने के 10 में गिने जाते हैं
ग्राहक की साइट ट्रैक करनाइनवॉइस और रसीद पर साइट या प्रोजेक्ट, हर साइट का बिल हुआ, मिला और बाक़ीइनवॉइस पर Free (रसीद, कोटेशन, ऑर्डर और चालान पर Pro)
अंदर से स्टॉक माँगनापरचेज़ रिक्विज़िशन, अप्रूव होकर परचेज़ ऑर्डर में बदलती हैPro
कम स्टॉक दोबारा मँगानाकम स्टॉक वाले आइटम पिछले सप्लायर के हिसाब से ग्रुप, परचेज़ ऑर्डर भरा हुआPro
सप्लायर को ऑर्डर देनापरचेज़ ऑर्डर: open, approved, Create Bill, completed; प्रिंट और WhatsApp शेयरPro
आने वाला माल चेक करनागोदाम, बैच नंबर और QC स्टेटस के साथ GRN; स्वीकार की गई मात्रा स्टॉक में जाती हैPro
सप्लायर को माल लौटानापरचेज़ रिटर्न जो स्टॉक निकालता है और डेबिट नोट बनाता हैPro
इम्पोर्ट या रिवर्स चार्ज वाली ख़रीदपरचेज़ बिल पर सप्लाई का प्रकार: reverse charge, import of goods या import of services; रिवर्स चार्ज के लिए सेल्फ़-इनवॉइसPro
सप्लायर को पेमेंटपरचेज़ बिलों के सामने एडजस्ट होने वाला पेमेंट वाउचरPro

₹1,499 प्रति वर्ष वाला Pro हर ऑर्डर डॉक्यूमेंट कवर करता है और उसमें इनवॉइस की कोई सीमा नहीं, और हर नई कंपनी को यह 7 दिन फ्री मिलता है। Free पर सेल्स इनवॉइस चलते रहते हैं, महीने में 10 तक, जबकि परचेज़ बिल और सप्लायर पेमेंट भी Pro में हैं; कीमत देखें।

VyapRise में ऑर्डर के साथ शुरुआत

  1. 01

    ग्राहक, सप्लायर और आइटम जोड़ें

    उन्हें Excel या CSV एक्सपोर्ट से इम्पोर्ट करें, या काम करते-करते जोड़ें। आइटम में रेट, HSN और GST रहता है, इसलिए हर ऑर्डर अपने आप भर जाता है।

  2. 02

    अपनी डॉक्यूमेंट सीरीज़ सेट करें

    कोटेशन, ऑर्डर, चालान, इनवॉइस और परचेज़ ऑर्डर के प्रीफ़िक्स चुनें, और हर एक के लिए प्रिंट लेआउट चुनें।

  3. 03

    स्टाफ़ को उनका अपना लॉगिन दें

    सेल्स, स्टोरकीपर और अकाउंटेंट यूज़र उनकी ज़रूरत के रोल के साथ जोड़ें। स्टाफ़ यूज़र Pro का हिस्सा हैं, प्रति यूज़र कोई चार्ज नहीं।

  4. 04

    अपना पहला ऑर्डर शुरू से अंत तक चलाएँ

    कोटेशन दें, ऑर्डर में बदलें, चालान पर डिलीवर करें और इनवॉइस बनाएँ। ख़रीद की तरफ़, PO बनाएँ और उससे बिल बनाएँ।

क्या छोटे बिज़नेस के लिए यह परचेज़ ऑर्डर सॉफ़्टवेयर सही है?

सही रहेगा, अगर आप

  • ऐसे डिस्ट्रीब्यूटर या होलसेलर हैं जो ग्राहक के ऑर्डर के सामने हिस्सों में डिलीवरी करते हैं
  • ऐसे छोटे मैन्युफैक्चरर हैं जिन्हें रिक्विज़िशन, PO और QC के साथ माल की जाँच चाहिए
  • चाहते हैं कि स्टाफ़ माँग बनाए और मालिक उसे अप्रूव करे
  • माल चालान पर भेजते हैं और हफ़्ते या महीने के अंत में कई चालानों का एक साथ बिल बनाते हैं
  • कॉन्ट्रैक्टर को साइट या प्रोजेक्ट के हिसाब से, या एक ऑर्डर पर माइलस्टोन में बिल करते हैं
  • पूरा चक्र एक ही क़ीमत पर चाहते हैं, ₹1,499 प्रति वर्ष, बिना प्रति-यूज़र चार्ज के

अभी सही नहीं, अगर आपको चाहिए

ग्राहक की क्रेडिट लिमिट जो ऑर्डर पूरी तरह रोक दे (लिमिट चेतावनी देती है, या सेटिंग चालू हो तो मालिक का अप्रूवल माँगती है), लीड और सेल्स पाइपलाइन वाला CRM (ग्राहक के फ़ॉलो-अप हैं, लीड नहीं), SMS या WhatsApp से अपने-आप ऑर्डर कन्फ़र्मेशन, या ऑर्डर से ई-वे बिल नंबर बनाना। VyapRise आज ये नहीं करता। सेल्स इनवॉइस ग्राहक को ईमेल हो सकता है या लिंक से भेजा जा सकता है; कोटेशन, ऑर्डर और PO फ़ोन के शेयर मेन्यू या WhatsApp click-to-chat से PDF के रूप में शेयर होते हैं।

चेकलिस्ट: ऑर्डर मैनेजमेंट सॉफ़्टवेयर को क्या करना चाहिए

  • बिना दोबारा टाइप किए कोटेशन को ऑर्डर, चालान या इनवॉइस में बदले
  • हर ऑर्डर लाइन पर ऑर्डर, डिलीवर और इनवॉइस हुई मात्रा दिखाए
  • बिना इनवॉइस के गए चालानों की लिस्ट दे, और कई चालानों का एक इनवॉइस बनाए
  • बड़े ऑर्डर को पेमेंट माइलस्टोन में बाँटे, हर एक का अपना इनवॉइस
  • बिना बिक्री बुक किए प्रोफ़ॉर्मा इनवॉइस पर एडवांस ले
  • स्टाफ़ को स्टॉक माँगने दे और मैनेजर को अप्रूव करने दे
  • परचेज़ ऑर्डर प्रिंट करे और सप्लायर के साथ शेयर करे
  • माल आने पर QC स्टेटस दर्ज करे, और सिर्फ़ पास हुआ माल स्टॉक में ले
  • माल सप्लायर को वापस जाने पर डेबिट नोट बनाए
  • सप्लायर के पेमेंट ख़ास बिलों के सामने एडजस्ट करे

अक्सर पूछे जाने वाले सवाल

क्या सेल ऑर्डर और परचेज़ ऑर्डर सॉफ़्टवेयर फ्री है?

7 दिन फ्री, फिर Pro। कोटेशन, प्रोफ़ॉर्मा इनवॉइस, सेल ऑर्डर, चालान, रिक्विज़िशन, परचेज़ ऑर्डर, GRN और परचेज़ रिटर्न Pro का हिस्सा हैं, ₹1,499 प्रति वर्ष, और हर नई कंपनी 7 दिन के फ्री ट्रायल में ये सब इस्तेमाल कर सकती है। परचेज़ बिल, क्रेडिट और डेबिट नोट, रसीदें और पेमेंट वाउचर भी Pro में हैं। Free प्लान पर सेल्स इनवॉइस रहते हैं, महीने में 10 तक, और पेमेंट इनवॉइस पर ही दर्ज होता है।

क्या मैं सेल ऑर्डर को हिस्सों में डिलीवर और बिल कर सकता हूँ?

हाँ। सेल ऑर्डर हर लाइन पर डिलीवर और इनवॉइस हुई मात्रा ट्रैक करता है। पूरी मात्रा कवर होने तक उसे जितने चाहिए उतने चालान या इनवॉइस में बदलें, या कई चालान एक इनवॉइस पर लें। पेमेंट शेड्यूल ऑर्डर को माइलस्टोन में भी बाँट सकता है, हर माइलस्टोन अपना इनवॉइस बनाता है।

क्या डिलीवरी चालान से स्टॉक घटता है?

डिफ़ॉल्ट रूप से नहीं। स्टॉक तब गोदाम से निकलता है जब चालान इनवॉइस में बदलता है। आप चाहें तो एक सेटिंग से चालान ही स्टॉक हिला सकता है। बिना बिल वाले चालान की रिपोर्ट उन चालानों की लिस्ट देती है जिनका अभी इनवॉइस नहीं बना।

छोटे बिज़नेस का यह परचेज़ ऑर्डर सॉफ़्टवेयर अप्रूवल कैसे संभालता है?

परचेज़ रिक्विज़िशन अप्रूव होती है और फिर परचेज़ ऑर्डर में बदलती है। परचेज़ ऑर्डर ख़ुद open से approved होता है, फिर Create Bill उसे परचेज़ बिल में बदलकर completed मार्क करता है। स्टाफ़ के रोल तय करते हैं कि कौन क्या कर सकता है।

क्या परचेज़ ऑर्डर से कोई अकाउंटिंग एंट्री पोस्ट होती है?

नहीं। परचेज़ ऑर्डर कुछ बुक नहीं करता। उससे बना परचेज़ बिल ख़रीद, इनपुट GST और सप्लायर को देय रक़म बुक करता है।

क्या माल आने पर क्वालिटी चेक दर्ज कर सकता हूँ?

हाँ। गुड्स रिसीट नोट गोदाम, बैच नंबर और pending, passed या failed QC स्टेटस दर्ज करता है। सिर्फ़ स्वीकार की गई मात्रा स्टॉक में जाती है, और रिजेक्ट माल डेबिट नोट के साथ परचेज़ रिटर्न पर वापस जा सकता है।

क्या मैं सप्लायर को WhatsApp पर परचेज़ ऑर्डर भेज सकता हूँ?

हाँ। फ़ोन पर शेयर करने से PDF शेयर मेन्यू से जाता है, इसलिए WhatsApp चलता है। कंप्यूटर पर यह सारांश के साथ WhatsApp click-to-chat खोलता है। आप इसे प्रिंट भी कर सकते हैं। VyapRise से परचेज़ ऑर्डर ईमेल करना उपलब्ध नहीं है; ईमेल सेल्स इनवॉइस के लिए है।

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अपना अगला ऑर्डर शुरू से अंत तक चलाएँ

कोटेशन, ऑर्डर, डिलीवरी, बिल और वसूली, सब एक ही जगह। पूरा ऑर्डर चक्र Pro का हिस्सा है, 7 दिन फ्री। कार्ड की ज़रूरत नहीं।

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