हार्डवेयर की दुकान के मालिकों के लिए बिलिंग सॉफ़्टवेयर

सुबह: प्लंबर का कोटेशन। एक प्लंबिंग कॉन्ट्रैक्टर WhatsApp पर अपनी साइट लिस्ट भेजता है: ₹420 के CPVC पाइप की 20 लेंथ, ₹18 के 50 एल्बो और ₹650 की 4 टोंटी। आप नया कोटेशन खोलते हैं, उसे ग्राहक चुनते हैं, और हर आइटम नाम से ढूँढते हैं। हर लाइन आइटम से अपना HSN और GST रेट ले लेती है। सबटोटल ₹11,900, 18% GST ₹2,142, कुल ₹14,042। आप PDF डाउनलोड करके उसे WhatsApp पर भेज देते हैं। अगर पहले फ़ॉर्मैट देखना हो तो फ्री कोटेशन जनरेटर आज़माएँ।

दोपहर: ऑर्डर पक्का। वह वापस फ़ोन करता है और कल डिलीवरी चाहता है। आप कोटेशन खोलकर उसे इनवॉइस में बदलते हैं। लाइनें, रेट और GST जैसे थे वैसे आ जाते हैं; इनवॉइस नंबर आपकी सीरीज़ से आता है। आप इनवॉइस को पीछे के गोदाम से बेचने पर सेट करते हैं, जहाँ पाइप रखे हैं, और पाइप, एल्बो और टोंटी का स्टॉक वहीं से घटता है। उसका क्रेडिट पीरियड 30 दिन है, इसलिए इनवॉइस पर 30 दिन बाद की ड्यू डेट आती है। आप इनवॉइस पर उसकी साइट, Patel Residency, चुनते हैं, इसलिए उस साइट के बिल हुए और बाक़ी आँकड़े भी साथ में अपडेट हो जाते हैं।

कॉन्ट्रैक्टर के रेट। Pro में तय रेट वाले कॉन्ट्रैक्टरों के लिए ग्राहक प्राइस लिस्ट है। उसके बिना, जिस कॉन्ट्रैक्टर को बेहतर रेट मिलता है, उसके लिए लाइन पर रेट बदलें या प्रतिशत या रुपये में लाइन डिस्काउंट दें। रेट बॉक्स के नीचे इस ग्राहक को दिए आख़िरी तीन रेट दिखते हैं, और रेट आपकी लागत से नीचे जाए तो लाल Below cost चेतावनी आती है। नीचे पूरे बिल का डिस्काउंट और GST के साथ भाड़ा जोड़ा जा सकता है। अगर ज़्यादातर कॉन्ट्रैक्टरों को एक ही ट्रेड रेट मिलता है, तो उसे आइटम की होलसेल कीमत में डालें और उसे अपने रेफ़रेंस के रूप में इस्तेमाल करें।

दोपहर बाद: काउंटर पर आने वाले ग्राहक। एक ग्राहक एक दरवाज़े का कब्ज़ा, स्क्रू का एक पैकेट और सीलेंट की एक ट्यूब ख़रीदता है। स्क्रू उस डिब्बे से आते हैं जिस पर आपका अपना छपा बारकोड लेबल है; स्कैनर उन्हें जोड़ देता है। अगर आप काउंटर POS (Pro) पर चलाते हैं, तो 50 या ज़्यादा एंकर लेने वाले ग्राहक को ट्रेड रेट अपने-आप मिल जाता है, क्योंकि आपने आइटम पर होलसेल कीमत और वह मात्रा सेट की है जिससे वह शुरू होती है।

डिब्बे और पीस। 'वुड स्क्रू 1 इंच' को पीस में रखें और आइटम पर BOX = 100 PCS दूसरी यूनिट के रूप में जोड़ें, अगर डिब्बा सस्ता बेचते हैं तो उसकी अपनी कीमत के साथ। कॉन्ट्रैक्टर 3 डिब्बे ख़रीदता है: लाइन पर BOX चुनें और स्टॉक 300 पीस घट जाता है। काउंटर पर आया ग्राहक 40 खुले स्क्रू लेता है: PCS चुनें। एक आइटम, एक स्टॉक आँकड़ा, और डिब्बा खोलने पर कुछ एडजस्ट नहीं करना। यही तरीका मीटर में तार के कॉइल या किलो में सीमेंट की बोरी के लिए भी चलता है, और डिब्बे पर छपा बारकोड स्कैन करने पर डिब्बे का बिल बना सकता है। दूसरी यूनिट हर प्लान में चलती हैं।

स्क्वेयर फ़ुट में शीट। प्लाईवुड ₹55 प्रति sq ft पर क्षेत्रफल से बिकने के लिए सेट है। एक कारपेंटर को 8 × 4 फ़ुट की तीन शीट चाहिए: आप लाइन पर 8 × 4 × 3 टाइप करते हैं, मात्रा 96 sq ft बनती है, लाइन GST से पहले ₹5,280 की होती है, और आइटम के नीचे 8 × 4 ft × 3 छपता है। running foot में बिकने वाले एल्युमिनियम सेक्शन भी ऐसे ही चलते हैं, सिर्फ़ लंबाई के साथ।

शाम: सप्लायर का ट्रक। एंकर के दस डिब्बे और तार के छह कार्टन आते हैं। आप पीछे के गोदाम में GRN बनाते हैं और क्वालिटी पास मार्क करते हैं, फिर सप्लायर का बिल उसके इनवॉइस नंबर और GST के साथ दर्ज करते हैं। स्टॉक बढ़ता है, इनपुट GST दर्ज होता है, और सप्लायर का देय उसके लेजर में आ जाता है। अगली सुबह आप दो डिब्बे गोदाम से दुकान में ट्रांसफ़र करते हैं।

महीने का आख़िर। कॉन्ट्रैक्टर ₹14,042 के इनवॉइस के सामने ₹10,000 देता है। आप Patel Residency साइट के लिए रसीद दर्ज करके उसे उसी इनवॉइस पर एलोकेट करते हैं; ₹4,042 बकाया रहता है और अपनी उम्र के साथ बकाया रिपोर्ट में दिखता है। VyapRise शुरू करने से पहले के बिलों की वसूली भी रसीद पर पुराने इनवॉइस के रूप में की जा सकती है।

• ज़्यादातर हार्डवेयर सामान, जैसे फ़ास्टनर, हैंड टूल, ताले, पेंट और पाइप फ़िटिंग पर 18% टैक्स है, और सीमेंट 22 सितंबर 2025 से 18% पर आ गया। कुछ आइटम अलग हैं, इसलिए हर HSN और रेट अपने CA से पक्का करें।
• हर आइटम अपना GST रेट रखता है, इसलिए मिले-जुले बिल में टैक्स लाइन-दर-लाइन बँटता है।