फ्री स्टॉक रजिस्टर फ़ॉर्मेट
स्टॉक रजिस्टर फ़ॉर्मेट (स्टॉक बुक): फ्री Excel और PDF डाउनलोड
स्टॉक रजिस्टर, यानी स्टॉक बुक, हर आइटम का चालू हिसाब है: ओपनिंग मात्रा, कितना माल आया, कितना गया और कितना बचा (क्लोज़िंग स्टॉक), साथ में रेट और वैल्यू। नीचे से तैयार फ़ॉर्मेट Excel में फ़ॉर्मूलों के साथ या प्रिंट के लिए PDF में डाउनलोड करें, वेटेड एवरेज कॉस्ट पर क्लोज़िंग स्टॉक के हल किए उदाहरण के साथ।
- फ़ॉर्मूलों वाला Excel
- प्रिंट के लिए तैयार PDF
- हल किया उदाहरण साथ में
स्टॉक रजिस्टर फ़ॉर्मेट डाउनलोड करें
दोनों फ़ाइलों में एक जैसे कॉलम हैं। कंप्यूटर पर स्टॉक रखते हैं तो Excel इस्तेमाल करें; हाथ से लिखते हैं तो PDF प्रिंट करें।
Excel (.xlsx) में स्टॉक रजिस्टर फ़ॉर्मेट
दो शीट: 60 लाइनों वाला ख़ाली रजिस्टर, जिसमें Closing qty और Value फ़ॉर्मूले से भरते हैं, और नीचे वाला हल किया हुआ उदाहरण। Excel और दूसरे स्प्रेडशीट ऐप में खुलता है।
Excel फ़ॉर्मेट डाउनलोड करेंPDF में स्टॉक रजिस्टर फ़ॉर्मेट
A4 लैंडस्केप। पेज 1 हाथ से भरने के लिए प्रिंट करने वाला ख़ाली रजिस्टर है; पेज 2 हल किया हुआ उदाहरण। फ्री, साइन-अप नहीं।
PDF फ़ॉर्मेट डाउनलोड करें
स्टॉक रजिस्टर क्या होता है?
स्टॉक रजिस्टर (जिसे स्टॉक बुक या स्टॉक लेजर भी कहते हैं) आपके रखे हर आइटम का चलता हुआ रिकॉर्ड है: कितना था, कितना आया, कितना गया और कितना बचा। हर ख़रीद, बिक्री, रिटर्न, डैमेज या ट्रांसफ़र एक लाइन है। किसी भी समय किसी आइटम की आख़िरी लाइन बताती है कि हाथ में कितनी मात्रा है और उसकी वैल्यू कितनी है।
दुकानें, डिस्ट्रीब्यूटर और छोटी फ़ैक्ट्रियाँ इसे इसलिए रखती हैं क्योंकि यह उन सवालों का जवाब देता है जो कैश बुक नहीं दे सकती: क्या शेल्फ़ पर रखा स्टॉक उतना ही है जितना किताबें कहती हैं, कौन-से आइटम कम हो रहे हैं, और साल के आख़िर के हिसाब के लिए क्लोज़िंग स्टॉक की वैल्यू क्या है। GST में भी, सामान का कारोबार करने वाले बिज़नेस से हर आइटम के स्टॉक का हिसाब रखने की उम्मीद की जाती है, जिसमें खोया, नष्ट या write-off किया गया माल भी शामिल है (CGST Act की Section 35 और CGST Rules का Rule 56)। आपके बिज़नेस को ठीक-ठीक क्या रखना है, यह आपका CA बता सकता है।
नीचे दिया स्टॉक रजिस्टर फ़ॉर्मेट किराना दुकान, हार्डवेयर स्टोर या छोटे मैन्युफ़ैक्चरर, सबके लिए चलता है। हर आइटम के लिए एक पेज रखें, या Excel में एक फ़िल्टर किया हुआ व्यू, ताकि उसका चलता बैलेंस पढ़ने में आसान रहे।
स्टॉक रजिस्टर फ़ॉर्मेट, कॉलम-दर-कॉलम
| कॉलम | क्या लिखें | उदाहरण |
|---|---|---|
| तारीख़ (Date) | वह तारीख़ जब माल असल में आया या गया। | 05-04-2026 |
| विवरण / वाउचर नंबर (Particulars / Voucher no.) | क्या हुआ और उसके पीछे का डॉक्यूमेंट: परचेज़ बिल, सेल्स इनवॉइस, रिटर्न, डैमेज नोट, ट्रांसफ़र। | सेल्स इनवॉइस INV-301 |
| आइटम (Item) | आइटम का नाम, ठीक वैसा जैसा आपके बिलों पर है, साइज़ या पैक के साथ। | सीमेंट, 50 kg बैग |
| ओपनिंग मात्रा (Opening qty) | उसी आइटम की पिछली लाइन की क्लोज़िंग मात्रा। | 100 |
| आया (Received / In) | जो मात्रा आई: ख़रीद, ग्राहक के रिटर्न, अंदर आए ट्रांसफ़र। | 0 |
| गया (Issued / Out) | जो मात्रा गई: बिक्री, सप्लायर को रिटर्न, डैमेज, सैंपल, बाहर गए ट्रांसफ़र। | 25 |
| क्लोज़िंग मात्रा (Closing qty) | ओपनिंग + आया − गया। | 75 |
| रेट (₹) | वह रेट जिस पर आप क्लोज़िंग स्टॉक की वैल्यू लगाते हैं (वेटेड एवरेज कॉस्ट, नीचे समझाया गया है)। | 380 |
| वैल्यू (₹) | क्लोज़िंग मात्रा × रेट। | 28,500 |
| रिमार्क्स (Remarks) | जो भी बाद में काम आए: सप्लायर, write-off की वजह, किसने मंज़ूरी दी। | काउंटर सेल |
स्टॉक रजिस्टर का हल किया हुआ उदाहरण
एक हार्डवेयर दुकान अप्रैल के पहले पखवाड़े में एक आइटम, 50 kg बैग में सीमेंट, का हिसाब रख रही है। यही उदाहरण Excel फ़ाइल की दूसरी शीट और PDF के पेज 2 पर है।
| तारीख़ | विवरण / वाउचर | ओपनिंग | आया | गया | क्लोज़िंग | रेट (₹) | वैल्यू (₹) |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 01-04-2026 | ओपनिंग बैलेंस | 40 | – | – | 40 | 350 | 14,000 |
| 03-04-2026 | परचेज़ बिल PB-112 (60 @ ₹400) | 40 | 60 | – | 100 | 380 | 38,000 |
| 05-04-2026 | सेल्स इनवॉइस INV-301 | 100 | – | 25 | 75 | 380 | 28,500 |
| 08-04-2026 | सेल्स इनवॉइस INV-309 | 75 | – | 30 | 45 | 380 | 17,100 |
| 10-04-2026 | परचेज़ बिल PB-118 (55 @ ₹400) | 45 | 55 | – | 100 | 391 | 39,100 |
| 12-04-2026 | डैमेज नोट DN-03 (2 बैग फटे) | 100 | – | 2 | 98 | 391 | 38,318 |
| 15-04-2026 | सेल्स इनवॉइस INV-322 | 98 | – | 40 | 58 | 391 | 22,678 |
15 अप्रैल को क्लोज़िंग स्टॉक: 58 बैग, वैल्यू ₹22,678। रेट सिर्फ़ दो ख़रीद वाली लाइनों पर बदलता है; बिक्री और डैमेज write-off उस दिन के एवरेज रेट पर घटाए जाते हैं।
क्लोज़िंग स्टॉक और उसकी वैल्यू कैसे निकालें
क्लोज़िंग मात्रा सीधा जोड़-घटाव है: ओपनिंग + आया − गया। इसे हर लाइन पर करें, महीने में एक बार नहीं, ताकि गलती उसी दिन पकड़ में आ जाए।
क्लोज़िंग वैल्यू के लिए रेट चाहिए। ज़्यादातर छोटे बिज़नेस जो तरीका अपनाते हैं, और जो उदाहरण में है, वह है वेटेड एवरेज कॉस्ट: हर ख़रीद के बाद, पहले से रखे स्टॉक की वैल्यू में ख़रीदे गए माल की वैल्यू जोड़ें, और नई कुल मात्रा से भाग दें। उदाहरण में, ₹14,000 के 40 बैग और ₹400 पर ख़रीदे 60 बैग (₹24,000) मिलकर ₹38,000 के 100 बैग बनते हैं, इसलिए एवरेज ₹380 प्रति बैग हो जाता है।
बिक्री से एवरेज नहीं बदलता; बैग उसी रेट पर निकलते हैं। दो बिक्री के बाद, ₹380 पर 45 बैग की वैल्यू ₹17,100 है। अगली ख़रीद, ₹400 पर 55 बैग (₹22,000), से ₹39,100 के 100 बैग बनते हैं, यानी नया एवरेज ₹391। आख़िरी 58 बैग की वैल्यू 58 × ₹391 = ₹22,678 है।
जब आप इनपुट टैक्स क्रेडिट लेते हैं, तो GST के बिना परचेज़ कॉस्ट इस्तेमाल करें, क्योंकि GST सरकार से वापस मिल जाता है और वह स्टॉक की आपकी लागत का हिस्सा नहीं है। माल लाने के लिए दिया गया भाड़ा या लोडिंग जोड़ें, अगर आपका CA उसे लागत का हिस्सा मानता है। जो भी तरीका चुनें, हर साल वही अपनाएँ।
हाथ से रखे स्टॉक रजिस्टर में आम गलतियाँ
ज़्यादातर स्टॉक रजिस्टर इन्हीं कुछ तरीकों से गड़बड़ होते हैं:
- छोटी आवाजाही छोड़ देना। फ्री सैंपल, डैमेज पीस और दुकान के अपने इस्तेमाल के लिए लिया गया माल भी स्टॉक से बाहर जाता है। इन्हें छोड़ दें तो रजिस्टर शेल्फ़ से ज़्यादा दिखाता है।
- यूनिट मिला देना। कुछ एंट्री बॉक्स में और कुछ पीस में लिखने से चलता बैलेंस टूट जाता है। हर आइटम के लिए एक यूनिट चुनें और उसे हेडर में लिखें।
- इकट्ठा एंट्री करना। हफ़्ते भर के बिल शनिवार को लिखने पर ही एंट्री छूटती हैं। हर आवाजाही उसी दिन लिखें।
- बिक्री कीमत पर वैल्यू लगाना। क्लोज़िंग स्टॉक की वैल्यू लागत पर (या कम हो तो realisable value पर) लगती है, MRP या बिक्री कीमत पर नहीं।
- कभी गिनती न करना। हर हफ़्ते कुछ आइटम गिनें और साल में कम से कम एक बार पूरा स्टॉक। जब गिनती और रजिस्टर में फ़र्क हो, तो चुपचाप बैलेंस बदलने की जगह फ़र्क को वजह के साथ write-off या सुधार (correction) के रूप में दर्ज करें।
स्टॉक रजिस्टर से सॉफ़्टवेयर पर कब जाएँ
कागज़ या Excel का स्टॉक रजिस्टर तब तक चलता है, जब तक आपके पास कुछ दर्जन आइटम हैं और एक ही व्यक्ति उसे लिखता है। मुश्किल तब होती है जब हर बिल को हाथ से रजिस्टर में उतारना पड़े, जब एक से ज़्यादा गोदाम हों, या जब आपको किसी भी दिन की स्टॉक वैल्यू बिना पूरी दोपहर हिसाब लगाए चाहिए।
VyapRise इन्वेंटरी मैनेजमेंट में हर सेल्स इनवॉइस सेव होते ही स्टॉक घटाता है, और Pro में हर परचेज़ बिल, रिटर्न, स्टॉक एडजस्टमेंट और गोदाम ट्रांसफ़र भी स्टॉक को घटाता-बढ़ाता है, इसलिए रजिस्टर अपने आप लिखा जाता है। स्टॉक हर गोदाम के हिसाब से रखा जाता है (Free प्लान में एक; ज़्यादा गोदाम और उनके बीच ट्रांसफ़र Pro में हैं) और उसकी वैल्यू वेटेड एवरेज कॉस्ट पर लगती है, वही तरीका जो ऊपर बताया है। स्टॉक समरी, स्टॉक लेजर और स्टॉक मूवमेंट रिपोर्ट आपको किसी भी आइटम और तारीख़ की रेंज के लिए इस पेज वाला रजिस्टर देती हैं, और जब कोई आइटम अपने मिनिमम लेवल से नीचे जाता है तो ऐप में लो-स्टॉक अलर्ट दिखता है। Free प्लान में एक गोदाम का स्टॉक, जो हर सेल्स इनवॉइस से घटता है, लो-स्टॉक अलर्ट और इस महीने की स्टॉक रिपोर्ट मिलती हैं; परचेज़ बिल, स्टॉक एडजस्टमेंट और किसी भी तारीख़ की रेंज की रिपोर्ट Pro में हैं।
आप अपने मौजूदा रजिस्टर से शुरू कर सकते हैं: VyapRise आपकी आइटम लिस्ट Excel या CSV फ़ाइल से इम्पोर्ट करता है, और आइटम आ जाने के बाद आप ओपनिंग स्टॉक एक बार डाल देते हैं। बॉक्स और पीस, हर प्लान में, दूसरी यूनिट (BOX = 12 PCS) के साथ एक ही आइटम हो सकते हैं। बैच और एक्सपायरी डेट Pro में हैं, Expiring Stock रिपोर्ट के साथ, पर अपने आप एक्सपायरी अलर्ट नहीं आते। अगर आप माल पर लेबल लगाते हैं, तो फ्री बारकोड जनरेटर बारकोड बनाता है, जिन्हें आप फिर बिलिंग के समय स्कैन कर सकते हैं।
स्टॉक रजिस्टर: आम सवाल
स्टॉक रजिस्टर या स्टॉक बुक क्या होता है?
स्टॉक रजिस्टर, जिसे स्टॉक बुक या स्टॉक बुक रजिस्टर भी कहते हैं, बिज़नेस के हर आइटम का चालू हिसाब है: ओपनिंग मात्रा, तारीख़ और वाउचर के साथ आई और गई हर मात्रा, और क्लोज़िंग स्टॉक व उसकी वैल्यू। किसी आइटम की आख़िरी लाइन बताती है कि आज हाथ में कितना माल है।
स्टॉक रजिस्टर का फ़ॉर्मेट क्या होता है?
स्टॉक रजिस्टर में किसी आइटम की हर आवाजाही के लिए एक लाइन होती है: तारीख़, विवरण या वाउचर नंबर, आइटम, ओपनिंग मात्रा, आई मात्रा (in), गई मात्रा (out), क्लोज़िंग मात्रा, रेट और वैल्यू, और एक रिमार्क्स कॉलम। हेडर में बिज़नेस का नाम, गोदाम, यूनिट और वित्त वर्ष लिखा जाता है। इस पेज के Excel और PDF फ़ॉर्मेट ठीक इसी लेआउट पर बने हैं।
स्टॉक रजिस्टर में क्लोज़िंग स्टॉक कैसे निकालें?
क्लोज़िंग मात्रा = ओपनिंग मात्रा + आई मात्रा − गई मात्रा। एक लाइन की क्लोज़िंग मात्रा उसी आइटम की अगली लाइन की ओपनिंग मात्रा बनती है। क्लोज़िंग वैल्यू = क्लोज़िंग मात्रा × वह रेट जिस पर आप स्टॉक की वैल्यू लगाते हैं, जो ज़्यादातर छोटे बिज़नेस के लिए वेटेड एवरेज परचेज़ कॉस्ट होता है।
क्या GST में स्टॉक रजिस्टर रखना ज़रूरी है?
सामान का कारोबार करने वाले GST-रजिस्टर्ड बिज़नेस को हर आइटम के स्टॉक का हिसाब रखना होता है: ओपनिंग बैलेंस, आया हुआ माल, सप्लाई, खोया, नष्ट या write-off किया गया माल, और बैलेंस। यह ज़रूरत CGST Act की Section 35 और CGST Rules के Rule 56 से आती है। रजिस्टर कागज़ पर, Excel में या सॉफ़्टवेयर में हो सकता है। आपके बिज़नेस को क्या और कितने समय तक रखना है, यह अपने CA से पूछें।
क्या मैं Excel में स्टॉक रजिस्टर रख सकता हूँ?
हाँ। ऊपर से Excel स्टॉक रजिस्टर फ़ॉर्मेट डाउनलोड करें: इसमें एक ख़ाली रजिस्टर है जिसमें क्लोज़िंग मात्रा और वैल्यू फ़ॉर्मूले से भरती है, और दूसरी शीट में एक हल किया हुआ उदाहरण है। कुछ दर्जन आइटम के लिए Excel ठीक चलता है। जब आइटम बहुत हो जाएँ, एक से ज़्यादा गोदाम हों या कई लोग बिल बनाते हों, तो रजिस्टर बिलों से पीछे रह जाता है, और हर इनवॉइस से स्टॉक अपडेट करने वाला सॉफ़्टवेयर आसान पड़ता है।
स्टॉक रजिस्टर और स्टॉक समरी में क्या फ़र्क है?
स्टॉक रजिस्टर (या स्टॉक लेजर) किसी आइटम की हर आवाजाही एक-एक लाइन में दिखाता है, ताकि आप देख सकें कि स्टॉक कब और क्यों बढ़ा या घटा। स्टॉक समरी किसी तारीख़ पर हर आइटम की सिर्फ़ क्लोज़िंग मात्रा और वैल्यू दिखाती है। समरी रजिस्टर से बनती है, हर आइटम का आख़िरी क्लोज़िंग आँकड़ा लेकर।
इससे जुड़े टूल और गाइड
- इन्वेंटरी मैनेजमेंट सॉफ़्टवेयरहर बिल के साथ चलने वाला स्टॉक, गोदाम-वार, वेटेड एवरेज कॉस्ट पर वैल्यू।
- इन्वेंटरी मैनेजमेंट क्या है?छोटे बिज़नेस में स्टॉक को काबू में रखने की बुनियादी बातें।
- कई गोदामों में स्टॉक संभालनाट्रांसफ़र, गोदाम-वार स्टॉक, और गिनती सही रखने का तरीका।
- फ्री बारकोड जनरेटरआपके आइटम के लिए EAN-13 और Code 128 बारकोड और A4 लेबल शीट।
- हार्डवेयर दुकान के लिए बिलिंग सॉफ़्टवेयरहार्डवेयर और बिल्डिंग-मटीरियल स्टोर के लिए बिलिंग और स्टॉक।
- किराना स्टोर बिलिंग सॉफ़्टवेयरकिराना दुकान के लिए बिलिंग, स्टॉक और खाता।
स्टॉक रजिस्टर अपने आप लिखा जाए
फ्री VyapRise अकाउंट हर इनवॉइस के साथ स्टॉक घटाता है, उसे एक गोदाम में रखता है और वेटेड एवरेज कॉस्ट पर उसकी वैल्यू लगाता है; Pro में परचेज़ बिल से स्टॉक बढ़ता है और ज़्यादा गोदाम मिलते हैं। शुरू करने के लिए अपनी आइटम लिस्ट Excel से इम्पोर्ट करें।
क्रेडिट कार्ड की ज़रूरत नहीं