ફ્રી સ્ટોક રજિસ્ટર ફોર્મેટ
સ્ટોક રજિસ્ટર ફોર્મેટ: ફ્રી Excel અને PDF ડાઉનલોડ
તમારી દુકાન કે ગોડાઉન માટે તૈયાર સ્ટોક બુક ફોર્મેટ: તારીખ, વાઉચર, ઓપનિંગ, આવક, જાવક, ક્લોઝિંગ, દર અને કિંમત, Excel માં ફૉર્મ્યુલા સાથે અને વેઇટેડ એવરેજ કૉસ્ટ પર ક્લોઝિંગ સ્ટોકના ઉદાહરણ સાથે.
- ફૉર્મ્યુલા સાથે Excel
- પ્રિન્ટ માટે તૈયાર PDF
- ઉદાહરણ સાથે
સ્ટોક રજિસ્ટર ફોર્મેટ ડાઉનલોડ કરો
બંને ફાઇલમાં સરખી કૉલમ છે. કમ્પ્યૂટર પર સ્ટોક રાખતા હો તો Excel વાપરો; હાથે લખતા હો તો PDF પ્રિન્ટ કરો.
Excel (.xlsx) માં સ્ટોક રજિસ્ટર ફોર્મેટ
બે શીટ: 60 લાઇનનું ખાલી રજિસ્ટર, જેમાં Closing qty અને Value ફૉર્મ્યુલાથી ભરાય છે, અને નીચેનું ઉદાહરણ. Excel અને બીજી સ્પ્રેડશીટ ઍપમાં ખૂલે છે.
Excel ફોર્મેટ ડાઉનલોડ કરોPDF માં સ્ટોક રજિસ્ટર ફોર્મેટ
A4 આડું (landscape). પાનું 1 હાથે ભરવા માટે પ્રિન્ટ કરવાનું ખાલી રજિસ્ટર છે; પાનું 2 ઉદાહરણ છે. ફ્રી, સાઇન-અપ નહીં.
PDF ફોર્મેટ ડાઉનલોડ કરો
સ્ટોક રજિસ્ટર એટલે શું?
સ્ટોક રજિસ્ટર (સ્ટોક બુક કે સ્ટોક લેજર પણ કહેવાય) એ તમે રાખો છો તે દરેક આઇટમનો ચાલુ રેકોર્ડ છે: કેટલું હતું, કેટલું આવ્યું, કેટલું ગયું અને કેટલું બાકી છે. દરેક ખરીદી, વેચાણ, રિટર્ન, ડેમેજ કે ટ્રાન્સફર એક લાઇન છે. કોઈ પણ સમયે આઇટમની છેલ્લી લાઇન તમને હાથ પરનો જથ્થો અને તેની કિંમત કહે છે.
દુકાનો, ડિસ્ટ્રિબ્યુટર અને નાનાં કારખાનાં તે એટલે રાખે છે કે તે એવા પ્રશ્નોના જવાબ આપે છે જે રોકડ મેળ (cash book) આપી શકતો નથી: છાજલી પરનો સ્ટોક ચોપડા કહે તેટલો જ છે કે નહીં, કઈ આઇટમ ખૂટવા આવી છે, અને વર્ષના અંતના હિસાબ માટે ક્લોઝિંગ સ્ટોકની કિંમત કેટલી છે. GST હેઠળ, માલનો વેપાર કરતા બિઝનેસ પાસે દરેક આઇટમના સ્ટોકનો હિસાબ રાખવાની અપેક્ષા પણ છે, જેમાં ખોવાયેલો, નાશ પામેલો કે માંડી વાળેલો માલ પણ આવે (CGST Act ની કલમ 35 અને CGST Rules નો નિયમ 56). તમારા બિઝનેસે બરાબર શું રાખવું પડે તે તમારા CA કહી શકે.
નીચેનું સ્ટોક રજિસ્ટર ફોર્મેટ કરિયાણાની દુકાન, હાર્ડવેર સ્ટોર કે નાના ઉત્પાદક માટે ચાલે છે. દરેક આઇટમ માટે એક પાનું, કે Excel માં એક ફિલ્ટર કરેલો વ્યૂ રાખો, જેથી તેનું ચાલુ બેલેન્સ સહેલાઈથી વંચાય.
સ્ટોક રજિસ્ટર ફોર્મેટ, દરેક કૉલમ સમજાવેલી
| કૉલમ | શું લખવું | ઉદાહરણ |
|---|---|---|
| તારીખ | જે તારીખે માલ ખરેખર આવ્યો કે ગયો તે. | 05-04-2026 |
| વિગત / વાઉચર નં. | શું થયું અને તેની પાછળનો ડૉક્યુમેન્ટ: ખરીદ બિલ, સેલ્સ ઇન્વૉઇસ, રિટર્ન, ડેમેજ નોટ, ટ્રાન્સફર. | સેલ્સ ઇન્વૉઇસ INV-301 |
| આઇટમ | આઇટમનું નામ, બરાબર તમારાં બિલ પર હોય તેવું, તેની સાઇઝ કે પૅક સાથે. | સિમેન્ટ, 50 kg ની થેલી |
| ઓપનિંગ જથ્થો | એ જ આઇટમની આગળની લાઇનનો ક્લોઝિંગ જથ્થો. | 100 |
| આવક (In) | આવેલો જથ્થો: ખરીદી, ગ્રાહકનાં રિટર્ન, અંદર આવેલા ટ્રાન્સફર. | 0 |
| જાવક (Out) | ગયેલો જથ્થો: વેચાણ, સપ્લાયરને રિટર્ન, ડેમેજ, સેમ્પલ, બહાર ગયેલા ટ્રાન્સફર. | 25 |
| ક્લોઝિંગ જથ્થો | ઓપનિંગ + આવક − જાવક. | 75 |
| દર (₹) | જે દરે તમે ક્લોઝિંગ સ્ટોકની કિંમત ગણો છો (વેઇટેડ એવરેજ કૉસ્ટ, નીચે સમજાવ્યું છે). | 380 |
| કિંમત (₹) | ક્લોઝિંગ જથ્થો × દર. | 28,500 |
| રિમાર્ક્સ | પછી કામ લાગે તેવું કંઈ પણ: સપ્લાયર, માલ માંડી વાળવાનું કારણ, કોણે મંજૂરી આપી. | કાઉન્ટર વેચાણ |
સ્ટોક રજિસ્ટરનું ઉદાહરણ
એક હાર્ડવેરની દુકાન એક આઇટમ, 50 kg ની થેલીમાં સિમેન્ટ, એપ્રિલના પહેલા પખવાડિયા માટે ટ્રૅક કરે છે. આ જ ઉદાહરણ Excel ફાઇલની બીજી શીટમાં અને PDF ના પાના 2 પર છે.
| તારીખ | વિગત / વાઉચર | ઓપનિંગ | આવક | જાવક | ક્લોઝિંગ | દર (₹) | કિંમત (₹) |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 01-04-2026 | ઓપનિંગ બેલેન્સ | 40 | – | – | 40 | 350 | 14,000 |
| 03-04-2026 | ખરીદ બિલ PB-112 (60 @ ₹400) | 40 | 60 | – | 100 | 380 | 38,000 |
| 05-04-2026 | સેલ્સ ઇન્વૉઇસ INV-301 | 100 | – | 25 | 75 | 380 | 28,500 |
| 08-04-2026 | સેલ્સ ઇન્વૉઇસ INV-309 | 75 | – | 30 | 45 | 380 | 17,100 |
| 10-04-2026 | ખરીદ બિલ PB-118 (55 @ ₹400) | 45 | 55 | – | 100 | 391 | 39,100 |
| 12-04-2026 | ડેમેજ નોટ DN-03 (2 થેલી ફાટી) | 100 | – | 2 | 98 | 391 | 38,318 |
| 15-04-2026 | સેલ્સ ઇન્વૉઇસ INV-322 | 98 | – | 40 | 58 | 391 | 22,678 |
15 એપ્રિલે ક્લોઝિંગ સ્ટોક: ₹22,678 ની 58 થેલી. દર ફક્ત બે ખરીદીની લાઇન પર બદલાય છે; વેચાણ અને ડેમેજ માંડી વાળવાનું તે દિવસના એવરેજ દરે બાદ થાય છે.
ક્લોઝિંગ સ્ટોક અને તેની કિંમત કેવી રીતે ગણવી
ક્લોઝિંગ જથ્થો સાદું ગણિત છે: ઓપનિંગ + આવક − જાવક. મહિને એક વાર નહીં, દરેક લાઇન પર ગણો, જેથી ભૂલ એ જ દિવસે પકડાય.
ક્લોઝિંગ કિંમત માટે દર જોઈએ. મોટા ભાગના નાના બિઝનેસ જે રીત વાપરે છે, અને ઉદાહરણમાં જે છે, તે વેઇટેડ એવરેજ કૉસ્ટ છે: દરેક ખરીદી પછી, તમારી પાસે પહેલેથી હતા તે સ્ટોકની કિંમતમાં ખરીદેલા માલની કિંમત ઉમેરો, અને નવા કુલ જથ્થાથી ભાગો. ઉદાહરણમાં ₹14,000 ની 40 થેલી વત્તા ₹400 ના ભાવે ખરીદેલી 60 થેલી (₹24,000) મળીને ₹38,000 ની 100 થેલી થાય, એટલે એવરેજ થેલી દીઠ ₹380 થાય.
વેચાણથી એવરેજ બદલાતી નથી; વેચાણ એ જ દરે થેલીઓ બહાર કાઢે છે. બે વેચાણ પછી ₹380 ના દરે 45 થેલીની કિંમત ₹17,100 છે. પછીની ₹400 ના ભાવે 55 થેલીની ખરીદી (₹22,000) થી ₹39,100 ની 100 થેલી થાય, એટલે નવી એવરેજ ₹391. છેલ્લી 58 થેલીની કિંમત 58 × ₹391 = ₹22,678 છે.
તમે ઇનપુટ ટેક્સ ક્રેડિટ લેતા હો ત્યારે GST વગરની ખરીદ કિંમત વાપરો, કારણ કે GST સરકાર પાસેથી પાછો મળે છે અને સ્ટોક તમને જે કિંમતે પડ્યો તેનો ભાગ નથી. માલ લાવવા માટે ચૂકવેલું ભાડું કે લોડિંગ ઉમેરો, જો તમારા CA તેને કિંમતનો ભાગ ગણતા હોય. તમે જે પણ રીત પસંદ કરો, દર વર્ષે તે જ વાપરો.
હાથે રાખેલા સ્ટોક રજિસ્ટરમાં થતી સામાન્ય ભૂલો
મોટા ભાગનાં સ્ટોક રજિસ્ટર આ થોડી જ રીતે ખોટાં પડે છે:
- નાની હેરફેર છોડી દેવી. ફ્રી સેમ્પલ, ડેમેજ થયેલા નંગ અને દુકાનના પોતાના વપરાશ માટે લીધેલો માલ પણ બહાર જતો સ્ટોક છે. તેને છોડી દો તો રજિસ્ટર છાજલી કરતાં વધુ બતાવે છે.
- યુનિટ ભેળવી દેવા. અમુક એન્ટ્રી બૉક્સમાં અને અમુક નંગમાં લખવાથી ચાલુ બેલેન્સ બગડી જાય છે. દરેક આઇટમ માટે એક યુનિટ નક્કી કરો અને હેડરમાં લખો.
- એકસાથે એન્ટ્રી કરવી. આખા અઠવાડિયાનાં બિલ શનિવારે લખવા બેસો ત્યારે જ એન્ટ્રી છૂટી જાય છે. દરેક હેરફેર એ જ દિવસે લખો.
- વેચાણ ભાવે કિંમત ગણવી. ક્લોઝિંગ સ્ટોકની કિંમત કૉસ્ટ પર (કે વસૂલ થઈ શકે તેવી કિંમત ઓછી હોય તો તેના પર) ગણાય છે, MRP કે વેચાણ ભાવ પર નહીં.
- ક્યારેય ગણતરી ન કરવી. દર અઠવાડિયે થોડી આઇટમ ગણો અને વર્ષમાં ઓછામાં ઓછું એક વાર આખો સ્ટોક ગણો. ગણતરી અને રજિસ્ટરમાં ફરક આવે ત્યારે બેલેન્સ ચૂપચાપ બદલવાને બદલે, ફરકને કારણ સાથે માંડી વાળેલા માલ (write-off) કે સુધારા તરીકે નોંધો.
સ્ટોક રજિસ્ટરમાંથી સૉફ્ટવેર પર ક્યારે જવું
કાગળ કે Excel સ્ટોક રજિસ્ટર ત્યાં સુધી ચાલે છે જ્યાં સુધી તમારી પાસે થોડા ડઝન આઇટમ હોય અને એક જ વ્યક્તિ તે લખતી હોય. દરેક બિલ હાથે રજિસ્ટરમાં ઉતારવું પડે, એકથી વધુ ગોડાઉન હોય, કે કોઈ પણ દિવસની સ્ટોક કિંમત આખી બપોર ગણતરી કર્યા વગર જોઈતી હોય, ત્યારે તે મુશ્કેલ બને છે.
VyapRise ઇન્વેન્ટરી મેનેજમેન્ટ માં દરેક સેલ્સ ઇન્વૉઇસ સેવ થતાંની સાથે સ્ટોક ઘટાડે છે, અને Pro માં દરેક ખરીદ બિલ, રિટર્ન, સ્ટોક એડજસ્ટમેન્ટ અને ગોડાઉન ટ્રાન્સફર પણ સ્ટોક ફેરવે છે, એટલે રજિસ્ટર આપોઆપ લખાય છે. સ્ટોક દરેક ગોડાઉન મુજબ રખાય છે (Free પ્લાનમાં એક; વધુ ગોડાઉન અને તેમની વચ્ચે ટ્રાન્સફર Pro નો ભાગ છે) અને ઉપર મુજબની જ રીત, વેઇટેડ એવરેજ કૉસ્ટ પર, તેની કિંમત ગણાય છે. સ્ટોક સમરી, સ્ટોક લેજર અને સ્ટોક મૂવમેન્ટ રિપોર્ટ તમને કોઈ પણ આઇટમ અને તારીખ ગાળા માટે આ પેજ જેવું રજિસ્ટર આપે છે, અને કોઈ આઇટમ તેના મિનિમમ લેવલથી નીચે જાય ત્યારે ઍપમાં લો-સ્ટોક અલર્ટ દેખાય છે. Free પ્લાનમાં એક ગોડાઉનનો સ્ટોક, જે દરેક સેલ્સ ઇન્વૉઇસથી ઘટે છે, લો-સ્ટોક અલર્ટ અને ચાલુ મહિનાના સ્ટોક રિપોર્ટ મળે છે; ખરીદ બિલ, સ્ટોક એડજસ્ટમેન્ટ અને કોઈ પણ તારીખ ગાળાના રિપોર્ટ Pro માં છે.
તમે તમારા હાલના રજિસ્ટરથી શરૂ કરી શકો છો: VyapRise તમારું આઇટમ લિસ્ટ Excel કે CSV ફાઇલમાંથી ઇમ્પોર્ટ કરે છે, અને આઇટમ આવી જાય પછી તમે ઓપનિંગ સ્ટોક એક વાર દાખલ કરો છો. દરેક પ્લાનમાં બૉક્સ અને નંગ બીજા યુનિટ સાથે એક જ આઇટમ (BOX = 12 PCS) તરીકે રાખી શકાય. બેચ અને એક્સપાયરી તારીખો Pro નો ભાગ છે, Expiring Stock રિપોર્ટ સાથે, પણ ઑટોમેટિક એક્સપાયરી અલર્ટ નથી. જો તમે માલ પર લેબલ લગાવતા હો, તો ફ્રી બારકોડ જનરેટર બારકોડ બનાવે છે, જે પછી બિલ બનાવતી વખતે સ્કેન કરી શકાય.
સ્ટોક રજિસ્ટર: સામાન્ય પ્રશ્નો
સ્ટોક રજિસ્ટરનું ફોર્મેટ કેવું હોય છે?
સ્ટોક રજિસ્ટરમાં આઇટમની દરેક હેરફેર માટે એક લાઇન હોય છે: તારીખ, વિગત કે વાઉચર નંબર, આઇટમ, ઓપનિંગ જથ્થો, આવેલો જથ્થો (In), ગયેલો જથ્થો (Out), ક્લોઝિંગ જથ્થો, દર અને કિંમત, સાથે રિમાર્ક્સની કૉલમ. હેડરમાં બિઝનેસનું નામ, ગોડાઉન, યુનિટ અને નાણાકીય વર્ષ લખાય છે. આ પેજ પરનાં Excel અને PDF ફોર્મેટ બરાબર આ જ લેઆઉટ અનુસરે છે.
સ્ટોક રજિસ્ટરમાં ક્લોઝિંગ સ્ટોક કેવી રીતે ગણવો?
ક્લોઝિંગ જથ્થો = ઓપનિંગ જથ્થો + આવેલો જથ્થો − ગયેલો જથ્થો. એક લાઇનનો ક્લોઝિંગ જથ્થો એ જ આઇટમની આગળની લાઇનનો ઓપનિંગ જથ્થો બને છે. ક્લોઝિંગ કિંમત = ક્લોઝિંગ જથ્થો × તમે જે દરે સ્ટોકની કિંમત ગણો તે દર, જે મોટા ભાગના નાના બિઝનેસ માટે વેઇટેડ એવરેજ ખરીદ કિંમત હોય છે.
શું GST માં સ્ટોક રજિસ્ટર રાખવું ફરજિયાત છે?
માલનો વેપાર કરતા GST રજિસ્ટર્ડ બિઝનેસે દરેક આઇટમ માટે સ્ટોકનો હિસાબ રાખવો પડે છે: ઓપનિંગ બેલેન્સ, આવક, સપ્લાય, ખોવાયેલો, નાશ પામેલો કે માંડી વાળેલો માલ, અને બેલેન્સ. આ જરૂરિયાત CGST Act ની કલમ 35 અને CGST Rules ના નિયમ 56 માંથી આવે છે. રજિસ્ટર કાગળ પર, Excel માં કે સૉફ્ટવેરમાં રાખી શકાય. તમારા બિઝનેસે શું રાખવું પડે અને કેટલા સમય સુધી, તે તમારા CA ને પૂછો.
શું હું Excel માં સ્ટોક રજિસ્ટર રાખી શકું?
હા. ઉપરથી Excel સ્ટોક રજિસ્ટર ફોર્મેટ ડાઉનલોડ કરો: તેમાં એક ખાલી રજિસ્ટર છે જેમાં ક્લોઝિંગ જથ્થો અને કિંમત ફૉર્મ્યુલાથી ભરાય છે, અને બીજી શીટમાં ઉદાહરણ છે. થોડા ડઝન આઇટમ માટે Excel સારું ચાલે છે. ઘણી આઇટમ, એકથી વધુ ગોડાઉન કે ઘણા લોકો બિલ બનાવતા હોય ત્યારે રજિસ્ટર બિલથી પાછળ રહી જાય છે, અને દરેક ઇન્વૉઇસ પરથી સ્ટોક અપડેટ કરતું સૉફ્ટવેર વધુ સરળ પડે છે.
સ્ટોક રજિસ્ટર અને સ્ટોક સમરી વચ્ચે શું ફરક છે?
સ્ટોક રજિસ્ટર (કે સ્ટોક લેજર) આઇટમની દરેક હેરફેર એક-એક લાઇનમાં બતાવે છે, જેથી સ્ટોક ક્યારે અને કેમ વધ્યો કે ઘટ્યો તે દેખાય. સ્ટોક સમરી કોઈ એક તારીખે દરેક આઇટમનો ફક્ત ક્લોઝિંગ જથ્થો અને કિંમત બતાવે છે. સમરી રજિસ્ટરમાંથી બને છે, દરેક આઇટમનો છેલ્લો ક્લોઝિંગ આંકડો લઈને.
સંબંધિત ટૂલ અને ગાઇડ
- ઇન્વેન્ટરી મેનેજમેન્ટ સૉફ્ટવેરદરેક બિલ સાથે ફરતો સ્ટોક, ગોડાઉન મુજબ, વેઇટેડ એવરેજ કૉસ્ટ પર કિંમત.
- ઇન્વેન્ટરી મેનેજમેન્ટ એટલે શું?નાના બિઝનેસમાં સ્ટોક કાબૂમાં રાખવાની મૂળ વાતો.
- અનેક ગોડાઉનમાં સ્ટોક સંભાળવોટ્રાન્સફર, ગોડાઉન-વાર સ્ટોક અને ગણતરી બરાબર રાખવાની રીત.
- ફ્રી બારકોડ જનરેટરતમારી આઇટમ માટે EAN-13 અને Code 128 બારકોડ અને A4 લેબલ શીટ.
- હાર્ડવેરની દુકાન માટે બિલિંગ સૉફ્ટવેરહાર્ડવેર અને બિલ્ડિંગ મટીરિયલ સ્ટોર માટે બિલિંગ અને સ્ટોક.
- કરિયાણા સ્ટોર બિલિંગ સૉફ્ટવેરકરિયાણાની દુકાન માટે બિલિંગ, સ્ટોક અને ઉધાર ખાતું.
સ્ટોક રજિસ્ટર આપોઆપ લખાય
ફ્રી VyapRise એકાઉન્ટ દરેક ઇન્વૉઇસ સાથે સ્ટોક ફેરવે છે (ખરીદ બિલ Pro માં), તેને એક ગોડાઉનમાં રાખે છે (Pro માં વધુ) અને વેઇટેડ એવરેજ કૉસ્ટ પર તેની કિંમત ગણે છે. શરૂ કરવા તમારું આઇટમ લિસ્ટ Excel માંથી ઇમ્પોર્ટ કરો.
ક્રેડિટ કાર્ડની જરૂર નથી