ફ્રી પરચેઝ ઓર્ડર ટૂલ
ઓનલાઇન પરચેઝ ઓર્ડર (PO) બનાવો
નીચેનું ફોર્મ ભરીને તમારા સપ્લાયર માટે HSN કોડ, ભાવ અને GST સાથે પરચેઝ ઓર્ડર બનાવો અને PDF માં ડાઉનલોડ કરો. VyapRise Pro માં દરેક PO સામે ઓર્ડર ટ્રેકિંગ અને માલની આવક (GRN) પણ છે — 7 દિવસ ફ્રી અજમાવો.
- સાઇન-અપની જરૂર નથી
- અનલિમિટેડ પરચેઝ ઓર્ડર
- ઓરિજિનલ, ડુપ્લિકેટ અને ટ્રિપ્લિકેટ કૉપી
પરચેઝ ઓર્ડર જનરેટર
ફ્રી, સાઇન-અપ વગર. તમારી વિગતો ફક્ત આ બ્રાઉઝરમાં રહે છે. બિલ સેવ કરવા, સ્ટોક અને હિસાબ રાખવા માટે ફ્રી VyapRise એકાઉન્ટ બનાવો.બિલની PDF અંગ્રેજીમાં બને છે, એટલે નામ, સરનામું, આઇટમ અને નોંધ અંગ્રેજી (A–Z) અક્ષરોમાં ભરો.
VyapRise Pro માં પરચેઝ ઓર્ડર
ઉપરનું જનરેટર એક વખતમાં એક PO બનાવે છે. એપમાં દરેક PO સપ્લાયરથી માલની આવક અને સપ્લાયરના બિલ સુધી ટ્રૅક થાય છે.
સપ્લાયર મેનેજમેન્ટ
સપ્લાયરોની એક જ યાદી રાખો — સંપર્ક, GSTIN, સરનામું અને ઓપનિંગ બેલેન્સ — અને PO બનાવતી વખતે સપ્લાયર પસંદ કરી લો.
GRN અને માલની આવક
પરચેઝ ઓર્ડર સામે માલની આવક (GRN) નોંધો. હપ્તામાં આવેલી ડિલિવરી અને સ્વીકારેલો તથા રિજેક્ટ થયેલો જથ્થો ટ્રૅક કરો; માલ મળતાં જ સ્ટોક વધી જાય છે.
PO થી સપ્લાયર બિલ
સપ્લાયરનું બિલ તેના પરચેઝ ઓર્ડર કે GRN સામે નોંધો, અને દરેક PO પર જુઓ કે તેની સામે કયાં બિલ નોંધાયાં છે.
ખરીદીના રિપોર્ટ્સ
પરચેઝ રજિસ્ટર, પરચેઝ ઓર્ડર રજિસ્ટર, પરચેઝ ટેક્સ રજિસ્ટર અને સપ્લાયરનું બાકી, બધું પ્રિન્ટ માટે તૈયાર.
તમારા વેપારને પ્રોફેશનલ પરચેઝ ઓર્ડર સિસ્ટમ કેમ જોઈએ
પરચેઝ ઓર્ડર (PO) ખરીદનાર તરફથી સપ્લાયરને અપાતો ઔપચારિક વેપારી દસ્તાવેજ છે, જેમાં માલ કે સર્વિસનો પ્રકાર, જથ્થો અને નક્કી કરેલા ભાવ લખેલા હોય છે. સપ્લાયર સ્વીકારે કે તરત PO બંધનકર્તા કરાર બની જાય છે, જે બંને પક્ષને ભાવવધારા, ખોટો માલ આવવા અને પેમેન્ટના ઝઘડાથી બચાવે છે.
PO ને એક જગ્યાએ ટ્રૅક કરવાની સિસ્ટમ ન હોય તો વેપારમાં મંજૂરી વગરની ખરીદી ("maverick spending"), બે વાર પેમેન્ટ, ભાવ બાબતે સપ્લાયર સાથે વિવાદ, અને આયોજન વગર આવેલા માલથી ગોડાઉનમાં અવ્યવસ્થા થાય છે. VyapRise ખરીદીનું આખું કામ એક કડીમાં જોડે છે: પરચેઝ ઓર્ડર સીધા સ્ટોકની આવક અને સપ્લાયરના બાકી (accounts payable) સાથે જોડાય છે.
પરચેઝ રિક્વિઝિશન, પરચેઝ ઓર્ડર અને પરચેઝ બિલમાં ફરક
નાના વેપારમાં ખરીદીના અલગ અલગ દસ્તાવેજો વિશે ઘણી વાર ગૂંચવણ રહે છે. ખરીદીના આખા ચક્રમાં તે આ રીતે અલગ પડે છે:
| દસ્તાવેજ | કોણ બનાવે | હેતુ / કાનૂની સ્થિતિ | VyapRise માં |
|---|---|---|---|
| 1. પરચેઝ રિક્વિઝિશન (PR) | અંદરનો વિભાગ (જેમ કે પ્રોડક્શન મેનેજર) | માલ ખરીદવાની મંજૂરી માટે અંદરની માગણી. બહાર તેની કોઈ કાનૂની માન્યતા નથી. | ✓ ખરીદીની પ્રક્રિયા અહીંથી શરૂ |
| 2. પરચેઝ ઓર્ડર (PO) | ખરીદી (પરચેઝ) વિભાગ | સપ્લાયર પાસેથી માલ ખરીદવાની ઓફર. સપ્લાયર સ્વીકારે એટલે બંધનકર્તા કરાર. | ✓ સપ્લાયરને મોકલો અને ડિલિવરી ટ્રૅક કરો |
| 3. ગુડ્સ રિસીપ્ટ નોટ (GRN) | ગોડાઉન / સ્ટોર મેનેજર | ખરેખર મળેલા માલની ગણતરી નોંધે છે. 3-way matching માં કામ આવે છે. | ✓ સ્ટોક આપમેળે વધે છે |
| 4. પરચેઝ બિલ (ઇનવોઇસ) | સપ્લાયર | GST સહિત ચૂકવવાની રકમનું પેમેન્ટ માગતું બિલ. સપ્લાયરના બાકી (accounts payable) માં નોંધાય છે. | ✓ ખર્ચ નોંધાય અને જવાબદારી રેકોર્ડ થાય |
દરેક પરચેઝ ઓર્ડરમાં આ 5 જરૂરી શરતો હોવી જોઈએ
PO તમારી મજબૂત કાનૂની ઢાલ બને તે માટે તમારા VyapRise PO ટેમ્પ્લેટમાં આ શરતો જરૂર ઉમેરો:
- ડિલિવરીનું શેડ્યૂલ અને પેનલ્ટી — ડિલિવરીની ચોક્કસ તારીખ અને જગ્યા લખો. સમયસર ડિલિવરી માટે મોડું થાય તો કપાતની શરત (liquidated damages, જેમ કે દર અઠવાડિયાના વિલંબ પર 0.5%) રાખો.
- ગુણવત્તા અને સ્વીકારની શરતો — તપાસનો સમયગાળો (સામાન્ય રીતે 7–15 દિવસ) લખો, જેમાં પેમેન્ટની જવાબદારી ઊભી થાય તે પહેલાં તમારી ટીમ ખરાબ કે હલકો માલ પાછો મોકલી શકે.
- ભાવની માન્યતા અને ટેક્સ — સ્પષ્ટ લખો કે ભાવ ફિક્સ છે અને તેમાં ટ્રાન્સપોર્ટ અને પેકિંગનો ખર્ચ સામેલ છે. ઇનપુટ ટેક્સ ક્રેડિટ માટે બંને પક્ષના GSTIN લખો.
- પેમેન્ટની શરતો — ઉધારની મુદત (જેમ કે 30 કે 45 દિવસ) અને પેમેન્ટ ક્યારથી ગણાશે (જેમ કે GRN મંજૂર થયાના 30 દિવસ પછી), તે સ્પષ્ટ લખો.
- વિવાદનું સમાધાન અને હકૂમત — કરારના કોઈ વિવાદ કે લવાદ (arbitration) માટે કયું શહેર અને કઈ કોર્ટ રહેશે, તે નક્કી કરો.
3-way matching થી ખરીદીમાં છેતરપિંડી કેવી રીતે અટકે છે
3-way matching એ પેમેન્ટ પહેલાં પરચેઝ બિલ તપાસવાની ઓડિટ રીત છે. તેમાં પરચેઝ ઓર્ડર (શું મંગાવ્યું), ગુડ્સ રિસીપ્ટ નોટ (શું આવ્યું) અને પરચેઝ બિલ (સપ્લાયર શું માગે છે), ત્રણેયનો મેળ કરાય છે. જથ્થો કે ભાવ મેળ ન ખાય તો પેમેન્ટ રોકી રાખો — તેનાથી વધારે પેમેન્ટ કે ખરાબ માલના પૈસા ચૂકવવાથી બચી શકાય છે. VyapRise માં સપ્લાયરનું બિલ તેના PO કે GRN સામે નોંધાય છે, એટલે તપાસતી વખતે ત્રણેય દસ્તાવેજ એકબીજા સાથે જોડાયેલા મળે છે.
ખાલી પરચેઝ ઓર્ડર ફોર્મેટ ડાઉનલોડ કરો
PO નંબર અને તારીખ, સપ્લાયરની વિગતો, HSN કોડ, ડિલિવરી અને પેમેન્ટની શરતો — એ શરતો જે સ્વીકાર્યા પછી PO ને અમલમાં મૂકી શકાય તેવો બનાવે છે.
ડાઉનલોડ અને ઉપયોગ કરવા માટે તદ્દન મફત, કોઈ સાઇન-અપ નથી. હાથથી ભરવાને બદલે ઉપર આપેલ ટૂલ દ્વારા 1 મિનિટમાં PDF બિલ બનાવો.
વારંવાર પૂછાતા પ્રશ્નો (FAQ)
ઓનલાઇન ફ્રી પરચેઝ ઓર્ડર કેવી રીતે બનાવવો?
આ પેજ પરનું પરચેઝ ઓર્ડર જનરેટર વાપરો — કોઈ સાઇન-અપ નહીં. સપ્લાયરની વિગતો, જથ્થા અને ભાવ સાથે આઇટમ્સ, અને ડિલિવરી તથા પેમેન્ટની શરતો ભરો, પછી PDF ડાઉનલોડ કરો કે WhatsApp પર મોકલો. VyapRise એકાઉન્ટ ત્યારે જ બનાવો જ્યારે તમને GRN ટ્રેકિંગ અને PO પરથી બિલ બનાવવાની સુવિધા જોઈતી હોય; તે Pro માં છે, જે તમે 7 દિવસ ફ્રી અજમાવી શકો છો.
પરચેઝ ઓર્ડરમાં શું શું હોવું જોઈએ?
પરચેઝ ઓર્ડરમાં આ હોવું જોઈએ: PO નંબર અને તારીખ, ખરીદનાર અને સપ્લાયરની વિગતો, HSN કોડ સાથે આઇટમનું વર્ણન, જથ્થો, યુનિટ ભાવ, ડિલિવરીની શરતો, પેમેન્ટની શરતો, શિપિંગ સરનામું અને કોઈ ખાસ સૂચના. જનરેટર તમારા વેપારની વિગતો અને જૂની પાર્ટીઓ બ્રાઉઝરમાં યાદ રાખે છે, એટલે વારંવારના ઓર્ડરમાં ઓછું ટાઇપ કરવું પડે છે.
શું પરચેઝ ઓર્ડર કાયદેસર બંધનકર્તા છે?
હા. પરચેઝ ઓર્ડર ખરીદનાર તરફથી એક ઓફર છે. સપ્લાયર PO સ્વીકારી લે (લેખિતમાં, કે કામ શરૂ કરીને અથવા માલ મોકલીને), એટલે તે વેપારી કાયદા હેઠળ બંધનકર્તા કરાર બની જાય છે, જેમાં ભાવ, જથ્થો અને ડિલિવરીની શરતો નક્કી થઈ જાય છે.
શું VyapRise માં પરચેઝ ઓર્ડરનું સ્ટેટસ ટ્રૅક કરી શકાય?
હા. VyapRise Pro માં (અને 7 દિવસના ફ્રી ટ્રાયલમાં) દરેક PO બને ત્યારથી GRN (ગુડ્સ રિસીપ્ટ નોટ) સુધી ટ્રૅક થાય છે — બાકી, થોડા મળેલા અને પૂરા થયેલા ઓર્ડર અલગ અલગ દેખાય છે, અને માલ આવે ત્યારે સપ્લાયરનું બિલ તેના PO કે GRN સામે નોંધાય છે.
શું એક જ PO પર હપ્તામાં આવેલી ડિલિવરી સંભાળી શકાય?
હા. સપ્લાયર હપ્તામાં માલ મોકલે તો VyapRise Pro માં એક જ PO સામે ઘણી ગુડ્સ રિસીપ્ટ નોટ (GRN) બનાવી શકાય છે. સિસ્ટમ બાકી જથ્થાનો હિસાબ રાખે છે અને ઓર્ડર પૂરો થાય ત્યાં સુધી બાકી જથ્થો બતાવતી રહે છે.
આ વિષય પર માર્ગદર્શિકા
સરળ ભાષામાં સમજૂતી (હિન્દીમાં).
- Purchase Order (PO) Kya Hota Hai? मतलब, Format और उदाहरणपरचेज ऑर्डर (PO) वह लिखित ऑर्डर है जो खरीदार अपने सप्लायर को भेजता है, जिसमें सामान, मात्रा, तय रेट, GST, डिलीवरी की तारीख व जगह और पेमेंट की शर्तें लिखी होती हैं। सप्लायर के मान लेने पर यह दोनों के बीच पक्का समझौता बन जाता है; माल आने पर उसे PO से मिलाया जाता है, और पेमेंट सप्लायर के बिल पर होता है, PO पर नहीं।
- Inventory Management Kya Hai? मतलब, प्रकार और 5 तरीकेInventory management (इन्वेंट्री मैनेजमेंट) का मतलब है अपने माल का हिसाब और नियंत्रण: कितना माल है, कहाँ रखा है, कब और कितना दोबारा मँगाना है, और कौन-सा पहले बेचना है। मक़सद यह है कि सही माल सही समय पर सही मात्रा में मिले, न पैसा फालतू माल में फँसे, न माल ख़त्म होने से बिक्री छूटे।
- Sales Order Kya Hota Hai? Invoice से अंतर और उदाहरणसेल्स ऑर्डर (SO) वह दस्तावेज़ है जो विक्रेता ग्राहक का ऑर्डर स्वीकार करने पर बनाता है, जिसमें माल, मात्रा, रेट और डिलीवरी की तारीख तय होती है। यह माल भेजने से पहले बनता है और इस पर GST नहीं लगता; GST और पेमेंट की माँग इनवॉइस से होती है, जो माल भेजते समय बनता है।
તમારી ખરીદી VyapRise માં સંભાળો
પરચેઝ ઓર્ડર બનાવો, સપ્લાયરની ડિલિવરી ટ્રૅક કરો અને GRN મેનેજ કરો — બધું એક જ પ્લેટફોર્મ પર. પરચેઝ ઓર્ડર અને GRN Pro પ્લાનમાં છે — 7 દિવસ ફ્રી અજમાવો.
Free પ્લાન હંમેશા ફ્રી · Pro 7 દિવસ ફ્રી · કાર્ડની જરૂર નથી