ફ્રી ગ્રાહક ખાતાવહી સોફ્ટવેર
ગ્રાહક ખાતાવહી અને બાકી પેમેન્ટ ટ્રેકર
તમારા ચોપડા ખાતાને ડિજિટલ બનાવો. દરેક ગ્રાહકનું લેજર, ઇનવોઇસ અને પેમેન્ટ્સ સરળતાથી મેનેજ કરો (સપ્લાયરના લેજર માટે પરચેઝ બિલ Pro માં છે) — Free પ્લાનમાં ચાલુ મહિનાની ખાતાવહી હંમેશા માટે ફ્રી; કોઈ પણ સમયગાળાનું સ્ટેટમેન્ટ, PDF અને રસીદો Pro માં.
- ક્રેડિટ કાર્ડની જરૂર નથી
- Free માં 10 ગ્રાહકો, Pro માં અનલિમિટેડ
- એજિંગ રિપોર્ટ સામેલ
ગ્રાહકના ખાતાનો પૂરો હિસાબ, એક જગ્યાએ
વેચાણ નોંધવાથી પેમેન્ટ ઉઘરાવવા સુધી, ગ્રાહકના ખાતાનું બધું એક જ જગ્યાએ.
પાર્ટી-વાર ખાતાવહી
બિલ, રસીદ, ક્રેડિટ નોટ અને ડેબિટ નોટમાંથી ખાતાવહીમાં એન્ટ્રી આપમેળે થાય છે. દરેક વ્યવહાર ચાલુ બેલેન્સ સાથે દેખાય છે.
કોઈ પણ સમયગાળાનું સ્ટેટમેન્ટ
બધો સમય, આ મહિનો, ગયો મહિનો, આ ક્વાર્ટર કે આ વર્ષ — અથવા તમારી પોતાની તારીખથી તારીખ સુધી. ઓપનિંગ અને ક્લોઝિંગ બેલેન્સ એ જ સમયગાળા પ્રમાણે આવે છે. Free પ્લાનમાં ચાલુ મહિનો દેખાય છે; બાકીના સમયગાળા Pro માં.
ડાઉનલોડ, પ્રિન્ટ કે શેર
સ્ટેટમેન્ટ PDF માં ડાઉનલોડ કે પ્રિન્ટ કરો (Pro), અથવા પેમેન્ટની ઉઘરાણી વખતે ગ્રાહકને WhatsApp પર મોકલો.
બાકીની એજિંગ
બાકી રકમ કેટલી જૂની છે તે પ્રમાણે વહેંચાયેલી — હજુ ડ્યુ નથી, 0–30, 31–60, 61–90 અને 90 દિવસથી વધુ. જોખમવાળાં ખાતાં વહેલાં ઓળખો.
બાકી રિપોર્ટ્સ
ગ્રાહક-વાર બાકી અને રિસીવેબલ એજિંગ રિપોર્ટ. તમારા વિશ્લેષણ કે CA માટે CSV અથવા PDF માં એક્સપોર્ટ કરો (Pro).
પેમેન્ટ રસીદ
રોકડ, UPI કે બેંકથી આવેલું પેમેન્ટ ગ્રાહકનાં બિલો સામે નોંધો. સેવ કરતાં જ ખાતાવહી અને બાકી રકમ અપડેટ થાય છે. અલગ રસીદ Pro માં છે; Free માં પેમેન્ટ ઇનવોઇસ પર જ નોંધાય છે.
VyapRise માં ગ્રાહક ખાતાવહી કેવી રીતે કામ કરે છે
અલગથી ચોપડો લખવાની જરૂર નથી. તમે બિલ અને રસીદ બનાવો તેમ ખાતાવહી આપમેળે અપડેટ થાય છે.
- 01
ગ્રાહકો (પાર્ટીઓ) ઉમેરો
નામ, સરનામું, ફોન, GSTIN અને ક્રેડિટ મુદત સાથે ગ્રાહક ઉમેરો, અને જૂના ચોપડાનું ઓપનિંગ બેલેન્સ પણ. જૂના ગ્રાહકો Excel કે CSV માંથી ઇમ્પોર્ટ કરો.
- 02
બિલ અને રસીદ બનાવો
દરેક બિલ અને પેમેન્ટ રસીદ (Pro) થી ખાતાવહીની એન્ટ્રી આપમેળે બને છે. અલગથી ડબલ-એન્ટ્રી કરવાની જરૂર નથી.
- 03
ટ્રૅક કરો અને ઉઘરાણી કરો
બાકી બેલેન્સ જુઓ, એજિંગ રિપોર્ટ તપાસો, સ્ટેટમેન્ટ WhatsApp પર મોકલો અને આવેલું પેમેન્ટ રસીદ તરીકે (Pro) અથવા Free માં ઇનવોઇસ પર જ નોંધો.
દરેક ધંધાને ડિજિટલ ગ્રાહક ખાતાવહી કેમ જોઈએ
ગ્રાહક ખાતાવહી (જેને પાર્ટી લેજર કે દેવાદાર ખાતું પણ કહેવાય) તમારા અને કોઈ એક ગ્રાહક વચ્ચેના દરેક વ્યવહારનો પૂરો હિસાબ છે. તેમાં દરેક બિલ, મળેલું દરેક પેમેન્ટ, ક્રેડિટ નોટ અને ડેબિટ નોટ નોંધાય છે, અને કોઈ પણ સમયે ખબર રહે છે કે એ ગ્રાહક પાસે તમારા કેટલા બાકી છે.
હોલસેલર, ડિસ્ટ્રીબ્યુટર, ઉત્પાદકો અને B2B વેપારીઓ માટે ઉધાર બેધારી તલવાર છે. ઉધાર આપવાથી વેચાણ વધે છે, પણ સમયસર ઉઘરાણી ન થાય તો પૈસા ડૂબે છે અને રોકડ અટકી જાય છે. ડિજિટલ ખાતાવહી હિસાબની ભૂલો દૂર કરે છે, ડ્યુ તારીખો નજર સામે રાખે છે અને બતાવે છે કે કયા પૈસા કેટલા દિવસથી બાકી છે — આ જ આંકડો Days Sales Outstanding (DSO) પાછળ છે, જે બતાવે છે કે ઉધારનું વેચાણ કેટલી ઝડપથી રોકડમાં ફેરવાય છે.
બાકીની એજિંગ: કયા બાકી પર શું કરવું
એજિંગ રિપોર્ટ બાકી રકમને એ પ્રમાણે વહેંચે છે કે બિલ કેટલા દિવસથી ચૂકવાયું નથી. દરેક ગાળા માટે ઉઘરાણીની એક સૂચવેલી રીત:
| ગાળો | જોખમ | સૂચવેલું પગલું | VyapRise માં |
|---|---|---|---|
| 0–30 દિવસ | ઓછું / બરાબર | ડ્યુ તારીખે WhatsApp પર હળવું રીમાઇન્ડર. | બિલ કે સ્ટેટમેન્ટ WhatsApp પર મોકલો |
| 31–60 દિવસ | મધ્યમ | ખાતાના સ્ટેટમેન્ટ (SOA) સાથે વિનમ્ર ફોલો-અપ. | ખાતાવહી સ્ટેટમેન્ટ PDF માં ડાઉનલોડ કરો (Pro) |
| 61–90 દિવસ | વધુ | એકાઉન્ટ્સ ટીમ ફોન પર વાત કરે. આગળનું ઉધાર થોડો સમય રોકો. | આગલા વેચાણ પહેલાં ખાતાવહીનું બાકી જુઓ |
| 90+ દિવસ | ગંભીર / પૈસા ડૂબવાનું જોખમ | છેલ્લી કાનૂની નોટિસ. કરારમાં શરત હોય તો મોડા પેમેન્ટ પર વ્યાજ માગો. | સમયગાળાનું પૂરું સ્ટેટમેન્ટ પ્રિન્ટ કરો (Pro) |
કાગળનો ચોપડો (સિંગલ એન્ટ્રી) વિરુદ્ધ ડિજિટલ ખાતાવહી (ડબલ એન્ટ્રી)
ઘણા નાના વેપાર આજે પણ લાલ ચોપડો કે સાદી સ્પ્રેડશીટ વાપરે છે. વેપાર વધે તેમ VyapRise જેવી ડિજિટલ ખાતાવહી પર આવવું કેમ જરૂરી છે:
| સરખામણી | કાગળનો ચોપડો / સ્પ્રેડશીટ | VyapRise ડિજિટલ ખાતાવહી |
|---|---|---|
| હિસાબની ચોકસાઈ | સરવાળા-બાદબાકીની ભૂલ અને રહી ગયેલી એન્ટ્રીનું મોટું જોખમ. | ડબલ એન્ટ્રી — દરેક બિલ અને રસીદ બંને બાજુ નોંધાય છે, અને સરવાળો હાથે નહીં, આપમેળે થાય છે. |
| પેમેન્ટનો મેળ | જમા થયેલા પૈસા બિલો સાથે હાથે મેળવવામાં કલાકો જાય છે. | દરેક રસીદ (Pro) ગ્રાહકનાં ખુલ્લાં બિલો સામે લાગે છે. |
| ગ્રાહકને બતાવવું | પાનાની ઝેરોક્સ કરવી પડે કે ફોન પર એન્ટ્રી વાંચી સંભળાવવી પડે. | PDF સ્ટેટમેન્ટ (Pro) ડાઉનલોડ કરીને WhatsApp માં મોકલો; click-to-chat મેસેજમાં બાકી રકમ લખાઈ જાય છે. |
| ઓડિટ માટે તૈયાર | CA ને હાથે લખેલા ચોપડા તપાસવામાં મુશ્કેલી પડે છે. | સ્ટેટમેન્ટ અને રિપોર્ટ્સ CA માટે PDF કે CSV માં એક્સપોર્ટ થાય છે (Pro). |
ક્રેડિટ લિમિટથી રોકડ કેવી રીતે સચવાય છે
ક્રેડિટ લિમિટ એટલે કોઈ ગ્રાહકને તમે આપો છો તે વધુમાં વધુ ઉધાર. VyapRise માં તમે ગ્રાહક પર ક્રેડિટ લિમિટ નોંધો છો, અને કોઈ નવું બિલ તેને લિમિટથી આગળ લઈ જાય તો બિલના ફોર્મ પર બાકી, આ બિલની રકમ અને લિમિટ સાથે ચેતવણી દેખાય છે. આ સોફ્ટ લિમિટ છે: બિલ તો પણ સેવ થાય છે અને નિર્ણય તમારો રહે છે (ઇચ્છો તો સેટિંગમાં લિમિટ વટાવે ત્યારે માલિકની મંજૂરી ફરજિયાત કરી શકો). દરેક ગ્રાહક પર ક્રેડિટ મુદત પણ નોંધો, જેથી દરેક બિલની ડ્યુ તારીખ બને, અને ધીમું પેમેન્ટ કરતા ગ્રાહકનું નવું બિલ બનાવતાં પહેલાં ખાતાવહી ખોલીને બાકી અને તે કેટલું જૂનું છે તે જોઈ લો. જે ગ્રાહકોએ જૂના માલના પૈસા નથી આપ્યા, તેમને વધુ માલ મોકલતાં અટકવાની આ જ સૌથી સરળ રીત છે.
દુકાનની ઉધાર ખાતા એપ તરીકે VyapRise નો ઉપયોગ
મોટા ભાગની દુકાનોમાં કાયમી ગ્રાહકોનું ઉધાર કાઉન્ટર નીચે રાખેલા ચોપડામાં રહે છે. મુશ્કેલી ત્યારે શરૂ થાય જ્યારે પાનું ભરાઈ જાય, સરવાળો ખોટો થાય, કે ગ્રાહક કહે "મેં તો આપી દીધા હતા". દુકાનના ચોપડા ની જેમ VyapRise એ જ ખાતું ડિજિટલ રાખે છે, અને દરેક લાઇન પાછળ તેનું બિલ અને પેમેન્ટ હાજર રહે છે.
- ઉધાર આપમેળે ચડે છે. ગ્રાહકના નામે બિલ બનાવો અને પેમેન્ટ વગર રહેવા દો — રકમ તેના ખાતામાં આવી જાય છે. રજિસ્ટરમાં બીજી એન્ટ્રીની જરૂર નથી.
- પેમેન્ટ સાચા બિલમાંથી ઘટે છે. ગ્રાહક ₹500 રોકડા કે UPI થી આપે, તો તેને બિલ પર નોંધો — કે Pro માં તે બિલ સામે રસીદ બનાવીને. સેવ કરતાં જ બાકી અપડેટ થઈ જાય છે.
- સૌથી જૂનું ઉધાર કોનું છે તે દેખાય છે. બાકી તેની ઉંમર પ્રમાણે વહેંચાયેલું હોય છે, એટલે 90 દિવસથી અટકેલા ₹2,000 ગયા અઠવાડિયાના ₹5,000 ના બિલથી અલગ દેખાઈ આવે છે.
- ગ્રાહકને પણ એ જ પાનું દેખાય છે. સ્ટેટમેન્ટ WhatsApp પર કે PDF (Pro) માં મોકલો, જેમાં દરેક બિલ અને પેમેન્ટ લખેલું હોય.
- જૂનું ઉધાર ખોવાતું નથી. કાગળના ચોપડામાંથી ઓપનિંગ બેલેન્સ ભરો; તેની સામે આવેલું પેમેન્ટ રસીદ (Pro) પર "Old invoices (not in VyapRise)" તરીકે નોંધાય છે.
એક વાત જાણી લો: ડ્યુ અને ઓવરડ્યુનાં રીમાઇન્ડર VyapRise ની અંદર, નોટિફિકેશનના ઘંટડીના આઇકનમાં દેખાય છે. ગ્રાહકને SMS કે WhatsApp પર આપમેળે કશું જતું નથી — સ્ટેટમેન્ટ ક્યારે મોકલવું તે તમે નક્કી કરો છો. આપમેળે જતા પેમેન્ટ-રીમાઇન્ડર ઇમેઇલ Pro માં છે. સ્ટેપ-બાય-સ્ટેપ માર્ગદર્શિકા (Hinglish) માટે udhaar ka hisaab kaise rakhe વાંચો, અને ફોનથી બિલ બનાવવા માટે GST બિલ બનાવવાનું સોફ્ટવેર પેજ જુઓ.
વારંવાર પૂછાતા પ્રશ્નો
ગ્રાહક ખાતાવહી, ડિજિટલ ચોપડો અને પેમેન્ટની ઉઘરાણી વિશે.
ગ્રાહક ખાતાવહી (Customer Ledger) શું છે?
ગ્રાહક ખાતાવહી (જેને પાર્ટી લેજર કે દેવાદાર ખાતું પણ કહેવાય) કોઈ એક ગ્રાહક સાથેના દરેક વ્યવહારનો પૂરો હિસાબ છે. તેમાં દરેક બિલ, પેમેન્ટ, ક્રેડિટ નોટ અને ડેબિટ નોટ નોંધાય છે, અને ચાલુ બેલેન્સથી ખબર રહે છે કે એ ગ્રાહક પાસે તમારા કેટલા બાકી છે.
VyapRise બાકી પેમેન્ટ કેવી રીતે ટ્રૅક કરે છે?
VyapRise તમારાં બિલ અને પેમેન્ટ રસીદો પરથી ગ્રાહક ખાતાવહી આપમેળે બનાવે છે. દરેક ગ્રાહકનું બાકી તરત જુઓ, રિસીવેબલ એજિંગ રિપોર્ટ (0–30, 31–60, 61–90 અને 90 દિવસથી વધુ) માં જુઓ કે તે કેટલું જૂનું છે, અને ખાતાવહી સ્ટેટમેન્ટ ગ્રાહકને WhatsApp પર મોકલો. Free પ્લાનમાં ખાતાવહી અને એજિંગ ચાલુ મહિનાનાં દેખાય છે; Pro માં કોઈ પણ સમયગાળો.
શું VyapRise નું ગ્રાહક ખાતાવહી સોફ્ટવેર ફ્રી છે?
હા, શરૂઆત માટે. હંમેશા ફ્રી રહેતો Free પ્લાન 10 ગ્રાહકો સુધીની ખાતાવહી રાખે છે, પેમેન્ટ દરેક બિલ પર જ નોંધાય છે, અને ચાલુ મહિનો બતાવે છે. અલગ રસીદો, વધુ ગ્રાહકો, કોઈ પણ સમયગાળો અને સ્ટેટમેન્ટ PDF Pro માં છે. સાઇન-અપ માટે કાર્ડની જરૂર નથી.
શું VyapRise ને ડિજિટલ ખાતા બુક તરીકે વાપરી શકાય?
હા. VyapRise તમારા કાગળના ચોપડાનો ડિજિટલ વિકલ્પ છે. દરેક ગ્રાહકના વ્યવહાર ટ્રૅક કરો (સપ્લાયરના પણ, Pro માં પરચેઝ બિલ સાથે), બાકી રકમ એક નજરમાં જુઓ, અને તમારી ખાતાવહી કોઈ પણ ડિવાઇસ — ડેસ્કટોપ, ટેબ્લેટ કે મોબાઇલ — પરથી ખોલો. ન પાનાં ખોવાય, ન સરવાળો ખોટો થાય.
શું મારી દુકાન માટે ફોન પર ચાલે એવી ઉધાર ખાતા એપ છે?
VyapRise ફોનના બ્રાઉઝરમાં ચાલે છે, Play Store એપ તરીકે નહીં — ડાઉનલોડ કરવા માટે કોઈ Android કે iPhone એપ નથી. app.vyaprise.com ખોલો, સાઇન ઇન કરો, અને બ્રાઉઝરના મેનૂમાં "Add to home screen" (હોમ સ્ક્રીન પર ઉમેરો) થી એક આઇકન બનાવી લો, જે એપની જેમ ખૂલે છે. એ જ ખાતું દુકાનના કમ્પ્યુટર પર પણ મળે છે. તેના માટે ઇન્ટરનેટ જોઈએ; ઓફલાઇન મોડ નથી.
કાગળના ચોપડાનું જૂનું ઉધાર VyapRise માં કેવી રીતે લાવવું?
દરેક ગ્રાહકનું ઓપનિંગ બેલેન્સ ભરો — એટલે કે જે દિવસે તમે શરૂ કરો તે દિવસે તેની પાસે કેટલા બાકી છે. પછી તે જૂના ઉધારનો થોડો ભાગ ચૂકવે ત્યારે રસીદ (Pro) બનાવો અને તેને "Old invoices (not in VyapRise)" સામે લગાવો. ઓપનિંગ બેલેન્સ ઘટી જાય છે, અને ત્યાર પછી VyapRise માં બનેલાં નવાં બિલ એક-એક કરીને ટ્રૅક થાય છે.
શું ગ્રાહકોને પેમેન્ટ રીમાઇન્ડર મોકલી શકાય છે?
હા — તેમને તેમનું સ્ટેટમેન્ટ મોકલીને. ગ્રાહકનું ખાતાવહી સ્ટેટમેન્ટ ખોલો અને WhatsApp પર મોકલો, અથવા (Pro માં) PDF ડાઉનલોડ કરીને તમારી રીતે મોકલો. તેમાં દરેક બિલ, રસીદ અને બાકી રકમ લખેલી હોય છે, એટલે ગ્રાહકને સ્પષ્ટ દેખાય છે કે કેટલું અને શા માટે ચૂકવવાનું છે. Pro પ્લાનમાં VyapRise ગ્રાહકોને પેમેન્ટ રીમાઇન્ડર ઇમેઇલ આપમેળે પણ મોકલી શકે છે.
આ વિષય પર માર્ગદર્શિકા
સરળ ભાષામાં સમજૂતી (હિન્દીમાં).
- Udhaar Ka Hisaab Kaise Rakhe: Dukan Ke Liye Khata GuideUdhaar ka hisaab rakhne ke liye har customer ka alag khata rakhiye, har udhaar bill aur har payment usi din likhiye, payment ko us bill ke against lagaiye jiska paisa aaya, har hafte ageing dekhiye ki kaunsa paisa kitne din se baaki hai, aur mahine mein ek baar customer ko uska statement WhatsApp par bhejiye.
- Cash Flow क्या है? इसके प्रकार और इसे मैनेज करने के टिप्सकैश फ्लो बिजनेस में आने वाले पैसे (Cash Inflow) और जाने वाले पैसे (Cash Outflow) का बहाव है, जो बताता है कि किसी खास समय पर बैंक अकाउंट और गल्ले में असल में कितनी नकदी है; प्रॉफिट से अलग, यह दिखाता है कि कमाया हुआ पैसा सच में हाथ में आया या नहीं।
- Revenue vs Profit में अंतर: मतलब, फॉर्मूला और उदाहरणरेवेन्यू वह कुल पैसा है जो बिजनेस माल बेचकर या सर्विस देकर कमाता है, जबकि प्रॉफिट वह पैसा है जो रेवेन्यू में से सारे खर्चे और टैक्स घटाने के बाद बचता है (Profit = Revenue − कुल खर्चे); इसलिए रेवेन्यू का बढ़ना हमेशा प्रॉफिट का बढ़ना नहीं होता।
- Gross Profit vs Net Profit में अंतर: फॉर्मूला और उदाहरणग्रॉस प्रॉफिट कुल बिक्री में से सिर्फ़ प्रोडक्ट बनाने या खरीदने की सीधी लागत (COGS) घटाकर बचा मुनाफा है, जबकि नेट प्रॉफिट ग्रॉस प्रॉफिट में से किराया, सैलरी, मार्केटिंग, ब्याज और टैक्स जैसे बाकी सभी खर्चे घटाकर बचा असली मुनाफा है। फॉर्मूला: Gross Profit = बिक्री − COGS; Net Profit = Gross Profit − बाकी खर्चे, ब्याज और टैक्स।
ગ્રાહકના દરેક રૂપિયાનો હિસાબ, Free પ્લાનમાં
ગ્રાહકોની ખાતાવહી રાખો, સ્ટેટમેન્ટ WhatsApp પર મોકલો અને કોઈનું બાકી ભૂલશો નહીં. તમારો ડિજિટલ ચોપડો, હંમેશા ફ્રી રહેતા Free પ્લાન સાથે.
ક્રેડિટ કાર્ડની જરૂર નથી · ચાલુ મહિનાની પાર્ટી ખાતાવહી Free પ્લાનમાં હંમેશા ફ્રી; રસીદો અને સ્ટેટમેન્ટ PDF Pro માં.