डिस्ट्रीब्यूटर और स्टॉकिस्ट के लिए बिलिंग सॉफ़्टवेयर

9:00, ऑर्डर आता है। एक रिटेलर ₹540 प्रति पेटी के हिसाब से डिटर्जेंट की 60 पेटी और ₹360 के हिसाब से बिस्किट की 40 पेटी ऑर्डर करता है। आपका सेल्समैन, जो Sales रोल के साथ अपने फ़ोन के ब्राउज़र में लॉगिन है, सेल ऑर्डर बुक करता है: GST से पहले ₹46,800। अभी गोदाम से कुछ नहीं निकला, और कोई इनवॉइस नहीं गिना गया।

11:00, ट्रक लोड होता है। मुख्य गोदाम में डिटर्जेंट की सिर्फ़ 40 पेटी हैं। स्टोरकीपर 40 डिटर्जेंट और 40 बिस्किट लोड करता है। सेल ऑर्डर से आप जो माल जा रहा है उसका इनवॉइस बनाते हैं: ₹21,600 और ₹14,400, यानी GST से पहले ₹36,000, हर आइटम के अपने रेट पर GST के साथ। आप गाड़ियों के मास्टर से ट्रक चुनते हैं और उसका नंबर इनवॉइस पर छपता है; सेल्समैन भी इनवॉइस पर है, इसलिए यह बिक्री Sales by Salesman रिपोर्ट और उसके कमीशन में गिनी जाती है। ट्रक निकलने से पहले उसकी लोड शीट दिन के सारे इनवॉइस का हर आइटम पिक करने के लिए दिखाती है। सेल ऑर्डर अब दिखाता है कि डिटर्जेंट की 20 पेटी, ₹10,800 की, अभी बाक़ी हैं। अगर आप पहले माल भेजकर बाद में बिल बनाना पसंद करते हैं, तो उसकी जगह डिलीवरी चालान बनाएँ और रिटेलर के माल मिलने की पुष्टि करने पर उसे इनवॉइस में बदलें।

ई-वे बिल के बारे में। VyapRise ई-वे बिल नंबर नहीं बनाता और ई-वे बिल पोर्टल से जुड़ा नहीं है। Pro में यह आपके इनवॉइस से बल्क-अपलोड JSON तैयार करता है: उसे सरकारी पोर्टल पर Generate Bulk में अपलोड करें, जहाँ पोर्टल ई-वे बिल बनाता है, और प्रिंटआउट ड्राइवर के साथ भेजें। हमारी पोस्ट ई-वे बिल के नियम और लिमिट बताती है कि वह कब चाहिए।

दोपहर, गोदामों के बीच स्टॉक। दूसरे गोदाम में बिस्किट कम हैं। आप मुख्य गोदाम से 100 पेटी का स्टॉक ट्रांसफ़र बनाते हैं। दोनों गोदाम एक साथ अपडेट होते हैं, और वेयरहाउस स्टॉक रिपोर्ट हर एक को अलग दिखाती है। हमारी गाइड कई गोदामों का स्टॉक मैनेजमेंट बताती है कि इसे कैसे सेट करें।

ख़रीद की तरफ़। आप कंपनी को डिटर्जेंट की 500 पेटी का परचेज़ ऑर्डर भेजते हैं और उसे अप्रूव करते हैं। ट्रक आने पर स्टोरकीपर PO के सामने मुख्य गोदाम में GRN बनाता है, बैच दर्ज करता है, और क्वालिटी चेक पास मार्क करता है। फिर अकाउंटेंट कंपनी का बिल उसके इनवॉइस नंबर के साथ दर्ज करता है, और इनपुट GST और देय रक़म दर्ज हो जाते हैं। अगर 10 पेटी टूटी-फूटी आती हैं, तो परचेज़ रिटर्न उन्हें स्टॉक से निकालता है और डेबिट नोट बनाता है।

शाम, वसूली। उसी रिटेलर के तीन खुले इनवॉइस हैं: 45 दिन पहले का ₹18,000, 20 दिन पहले का ₹24,500 और 5 दिन पहले का ₹12,000। वह बैंक ट्रांसफ़र से ₹30,000 देता है। अकाउंटेंट रसीद दर्ज करता है और ₹18,000 सबसे पुराने इनवॉइस पर और ₹12,000 दूसरे पर एलोकेट करता है। लेजर अब ₹24,500 बकाया दिखाता है: दूसरे इनवॉइस पर ₹12,500 और तीसरे पर ₹12,000। उसका सबसे पुराना खुला बिल अब 20 दिन पुराना है, इसलिए वह एजिंग रिपोर्ट के 31–60 दिन वाले बकेट से बाहर हो जाता है। दूसरा रिटेलर अगले शुक्रवार की तारीख़ का चेक देता है; वह क्लियर होने तक पोस्ट-डेटेड चेक रजिस्टर में रहता है, और बाउंस हो तो रसीद उलट जाती है।

अगली सुबह। बाक़ी 20 पेटी कंपनी से आ जाती हैं। आप सेल ऑर्डर खोलकर बैलेंस का इनवॉइस बनाते हैं। ऑर्डर पूरी तरह डिलीवर और इनवॉइस होकर बंद हो जाता है।

• हर इनवॉइस, रसीद और परचेज़ बिल अपने-आप डबल-एंट्री बही-खाते में पोस्ट होता है।
• बैंक रिकंसिलिएशन फ्री प्लान में है; GSTR-1, GSTR-3B और P&L रिपोर्ट Pro में हैं।