પરચેઝ ઓર્ડર (PO) એટલે શું? અર્થ, ફોર્મેટ અને ઉદાહરણ

Purchase Order (PO) એટલે શું?

પરચેઝ ઓર્ડર (Purchase Order કે PO) એ લેખિત ઓર્ડર છે જે ખરીદનાર પોતાના સપ્લાયરને મોકલે છે. “PO એટલે શું” નો સીધો જવાબ: આ ફોન પર થયેલી વાતને કાગળ પર પાકી કરવાની રીત છે. તેમાં લખેલું હોય છે:

• કયો માલ કે સેવા જોઈએ છે (Item description)
• કેટલા જથ્થામાં (Quantity અને Unit)
• કયા રેટ પર નક્કી થયું છે (Rate), અને GST ની દર
• ડિલિવરી ક્યાં સુધીમાં અને ક્યાં જોઈએ છે
• પેમેન્ટની શરતો — ઍડવાન્સ, કે બિલના કેટલા દિવસ પછી

સપ્લાયર PO સ્વીકારી લે એટલે એ બંને વચ્ચે પાકો કરાર બની જાય છે. માલ આવે ત્યારે ખરીદનાર તેને PO સાથે મેળવે છે, અને પેમેન્ટ સપ્લાયરના બિલ પર કરે છે.

અંગ્રેજીમાં આ જ વિષય, PO-to-payment પ્રોસેસ સાથે: Purchase Order: Meaning, Format and Process.

PO નું એક ઉદાહરણ (₹ માં)

ધારો કે Shree Ganesh Hardware, અમદાવાદ ને પોતાના સપ્લાયર Om Steel Traders પાસેથી માલ જોઈએ છે:

#	આઇટમ	HSN	જથ્થો	રેટ	રકમ
1	MS Hinge 4 ઇંચ	8302	200 પીસ	₹18	₹3,600
2	Tower Bolt 6 ઇંચ	8302	150 પીસ	₹32	₹4,800
3	SS Screw 1 ઇંચ (બૉક્સ)	7318	40 બૉક્સ	₹95	₹3,800
	Taxable value				₹12,200
	GST 18% (અંદાજ)				₹2,196
	કુલ અંદાજિત ખર્ચ				₹14,396

ઉપર લખેલું હશે: PO નંબર PO/26-27/0045, તારીખ, ડિલિવરી “10 દિવસમાં દુકાન પર”, પેમેન્ટ “બિલથી 30 દિવસ”. GST અહીં ફક્ત અંદાજ છે — સાચો GST Om Steel Traders ના Tax Invoice પર લાગશે.

આવો PO હમણાં સાઇન-અપ વગર બનાવવો હોય તો ફ્રી પરચેઝ ઓર્ડર જનરેટર વાપરો.

હમણાં જ PO મોકલવો છે? ફ્રી પરચેઝ ઓર્ડર જનરેટર માં ભરો અને PDF બનાવી લો, સાઇન-અપ વગર.

PO માં શું શું લખવું (Format)

ભાગ	શું લખવું
ઉપર	તમારી કંપનીનું નામ, સરનામું, GSTIN; શબ્દ “Purchase Order”
PO નંબર અને તારીખ	દરેક PO નો અલગ નંબર, જેમ કે PO/26-27/0045
સપ્લાયર	નામ, સરનામું, GSTIN
ડિલિવરીનું સરનામું	જ્યાં માલ જોઈએ છે — દુકાન, ગોડાઉન કે સાઇટ
આઇટમ ટેબલ	નામ, HSN, જથ્થો, યુનિટ, રેટ, ડિસ્કાઉન્ટ, GST %
કુલ રકમ	Taxable value, અંદાજિત GST, કુલ
શરતો	ડિલિવરીની તારીખ, ભાડું કોનું, પેમેન્ટના દિવસ, ક્વૉલિટીની શરત
સહી	ઓર્ડર આપનાર અધિકૃત વ્યક્તિની

સૌથી જરૂરી વસ્તુ PO નંબર છે. સપ્લાયરને કહો કે પોતાના બિલ અને ચલણ પર આ જ નંબર લખે, જેથી માલ અને બિલ બંને સાચા PO સાથે જોડાય.

PO કેવી રીતે કામ કરે છે: 5 સ્ટેપ

1. જરૂરિયાત નક્કી કરો અને PO બનાવો — કયો માલ, કેટલો, કયા રેટ પર. ઓછા સ્ટૉકવાળી આઇટમથી શરૂ કરો.
2. સપ્લાયરને મોકલો — PDF, ઈમેલ કે WhatsApp થી.
3. સપ્લાયર ખાતરી આપે — રેટ અને ડિલિવરી સ્વીકારે. અહીંથી સોદો પાકો.
4. માલ આવે, GRN બનાવો — ગણતરી અને ક્વૉલિટી ચેક કરીને માલની પહોંચ (Goods Receipt Note) બનાવો. જે ઓછું આવ્યું કે ખરાબ નીકળ્યું, તે ત્યાં જ લખી લો.
5. બિલ મેળવો, પછી પેમેન્ટ — સપ્લાયરનું બિલ PO અને GRN સાથે મેળવો; ત્રણેય સાચાં હોય ત્યારે જ પેમેન્ટ.

3-way match: પેમેન્ટ પહેલાં ત્રણ કાગળ મેળવો

કાગળ	સવાલ
PO	શું મંગાવ્યું હતું, કયા રેટ પર?
GRN	ખરેખર શું આવ્યું, કેટલું બરાબર નીકળ્યું?
સપ્લાયરનું બિલ	કઈ વસ્તુના પૈસા માગવામાં આવે છે?

ઉદાહરણ: PO માં 200 hinge હતા, GRN માં 190 આવ્યા (10 તૂટેલા), અને બિલ 200 નું છે. પેમેન્ટ 190 નું થશે, અને બાકીના 10 માટે સપ્લાયર પાસે credit note કે બદલીનો માલ માગો. Credit note ના નિયમો: Credit Note vs Debit Note.

PO vs Quotation vs Sales Order vs Invoice

આ ચારેય એક જ સોદાના અલગ અલગ તબક્કા છે:

દસ્તાવેજ	કોણ બનાવે છે	ક્યારે	ખાતા/GST પર અસર
Quotation	સપ્લાયર	સોદા પહેલાં, રેટ જણાવવા	કોઈ નહીં
Purchase Order	ખરીદનાર	રેટ સ્વીકારીને ઓર્ડર આપતી વખતે	કોઈ નહીં
Sales Order	સપ્લાયર	PO મળે ત્યારે, પોતાની તરફથી	કોઈ નહીં
Invoice	સપ્લાયર	માલ મોકલતી વખતે	વેચાણ, GST અને બાકી રકમ નોંધાય

એટલે ખરીદનારનો PO, સપ્લાયર માટે Sales Order બની જાય છે.

PO અને GST

• PO પર GST ભરાતો નથી, અને PO પર ITC મળતી નથી. GST સપ્લાયરના Tax Invoice પર લાગે છે.
• PO માં GST ની દર લખવી તોય સારી છે, જેથી કુલ ખર્ચ અને સાચી દર પર પહેલેથી સહમતિ થઈ જાય.
• સપ્લાયરનું બિલ આવે ત્યારે જુઓ કે તેના પર તમારો સાચો GSTIN છે; નહીં તો ITC તમારા GSTR-2B માં નહીં દેખાય. મેળવણાની રીત: GSTR-2B Reconciliation.

સામાન્ય ભૂલો

• PO નંબર વગર ઓર્ડર — પછી ખબર નથી પડતી કે કયું બિલ કયા ઓર્ડરનું છે.
• ફોન પર રેટ બદલવો, PO પર નહીં — બિલ જૂના રેટથી અલગ આવે છે અને ઝઘડો થાય છે.
• અડધો માલ આવે ત્યારે PO બંધ કરી દેવો — બાકીના માલનો હિસાબ છૂટી જાય છે.
• PO ની રકમને ખર્ચ માની લેવી — ખર્ચ અને GST ત્યારે નોંધાય છે જ્યારે બિલ આવે, PO પર નહીં.

VyapRise માં Purchase Order

VyapRise માં PO બને છે, open માંથી approved થાય છે, પ્રિન્ટ થાય છે અને WhatsApp પર જાય છે, અને “Create Bill” દબાવતાં જ એ જ PO પરથી purchase bill બની જાય છે. PO પોતે કોઈ ખાતું કે સ્ટૉક બદલતો નથી; સ્ટૉક અને સપ્લાયરની બાકી રકમ બિલથી બને છે. Minimum stock થી નીચેની આઇટમ છેલ્લા સપ્લાયર મુજબ PO માં ભરાઈ જાય છે, અને માલ આવે ત્યારે GRN માં બૅચ નંબર અને QC સ્ટેટસ નોંધાય છે. Purchase order, GRN અને purchase bill Pro પ્લાન (વાર્ષિક) માં છે, અને ફ્રી ટ્રાયલમાં ખુલ્લા રહે છે.